Ispravno organizirani uredski rad u organizaciji ili preduzeću omogućava vam održavanje dokumenata u redu i kontrolu njihovog kretanja u bilo kojem trenutku. Ako je aktivnost vaše kompanije povezana sa zaključivanjem ugovora, vodite odgovarajući dnevnik njihovog računovodstva. Dobro dizajniran časopis omogućit će bilježenje detalja dokumenata i njihove kronologije.
Potrebno
- - časopis za snimanje dokumentacije;
- - materijali koji se snimaju;
- - nalivpero;
- - olovka;
- - makaze;
- - lenjir;
- - papir;
- - niti;
- - igla;
- - ljepilo.
Instrukcije
Korak 1
Pronađite prikladan obrazac za vođenje dnevnika. U isto vrijeme polazite od hitnih potreba organizacije i posebnosti kancelarijskog rada. U posljednje vrijeme elektronski oblici računovodstva dokumentacije postali su rašireniji, ali nisu uvijek prikladni kada ih menadžere upoznaju. U najjednostavnijem slučaju računovodstveni dnevnik možete sastaviti u standardnoj bilježnici velikog formata.
Korak 2
Stranice časopisa numerirajte stavljanjem sekvencijalnih brojeva na dno ili vrh svakog lista. Sašijte cijeli blok stranica jakim koncem, vodeći krajeve pored posljednje stranice časopisa. Na mali papir napišite koliko listova knjiga sadrži. Zalijepite ovu naljepnicu na posljednju stranicu u nizu, prolazeći krajevima niti ispod nje, vezani u čvor. Kad se ljepilo osuši, ovdje zalijepite pečat za dokumente i potpis osobe koja je izdala časopis.
Korak 3
Počnite dizajnirati svoju naslovnu stranicu. Napišite naziv časopisa na prednju stranu časopisa, na primjer, "Ugovorni dnevnik". U opis uključite naziv organizacije (kompanije) i njene glavne detalje. Ostavite dva retka za datum početka i završetka časopisa. Sve ove podatke nije moguće unijeti ručno, već ih prethodno otisnuti na printeru, a zatim ih lijepo zalijepiti na naslovnicu časopisa.
Korak 4
Podijelite radne stranice časopisa u onoliko kolona koliko je potrebno za potpuni opis dokumenata koji se snimaju. Obavezno navedite stupce za serijski broj, datum prijema dokumenta, zaključenje ugovora, objavljivanje naloga itd. Ostavite zasebnu kolonu za kratak opis suštine dokumenta i njegovog glavnog sadržaja. Obezbedite i mesto za potpis osobe koja je primila dokument na izvršenje.
Korak 5
Ako je potrebno, prijavite časopis u uredu (sekretarijatu), dodijelivši mu odgovarajući broj i druge detalje. Nakon postupka registracije, knjigovodstveni dnevnik se može koristiti za njegovu namjenu.
