U kadrovskim službama organizacija, preduzeća čuva se veliki broj dokumenata: nalozi za zapošljavanje, odobravanje odmora, transferi, nagrade, dodatne isplate u gotovini, otkazi i drugo. Važnost čuvanja takvih dokumenata je zbog potrebe vođenja evidencije dokumenata svakog određenog zaposlenog. Zadatak pravilnog i brzog formiranja dokumenata u slučaju povjeren je kadrovskim službenicima.
Instrukcije
Korak 1
Formiranje predmeta je smještanje izvršenih dokumenata u predmete. Grupirajte dokumente u predmete za svaku kalendarsku godinu, osim slučajeva koji su formirani u početku i nisu u roku od jedne kalendarske godine. Takvi slučajevi uključuju: lične kartone studenata, zaposlenih, radnika, forenzičke slučajeve, penzijske slučajeve, istoriju bolesti, kao i ostale računovodstvene dokumente.
Korak 2
Konačno formiranje ličnih dosijea studenata, studenata, postdiplomaca trebalo bi izvršiti nakon završetka obrazovne ustanove ili postdiplomskog studija; radnici i zaposlenici - po otkazu; anamneza - nakon pružanja otpusta pacijentu; sudski predmeti - odmah nakon završetka suđenja i dostavljanja odluke; penzijski slučajevi - nakon prestanka isplate penzija.
Korak 3
Kada se pripremate za arhivsko skladištenje, objedinite lične dosijee radnika koji su otpušteni u lične dosijee, ako broj listova ne prelazi dvjesto pedeset. Isto se odnosi i na osobe koje su završile neku obrazovnu instituciju. Takođe možete stvoriti pojedinačnu ličnu datoteku kao zasebnu jedinicu za pohranu. Ovo se pravilo odnosi na lične datoteke trajne pohrane.
Korak 4
Kada kreirate lične datoteke, uzmite u obzir različite periode čuvanja. Što se tiče slučajeva dugoročnog i trajnog roka trajanja, formirajte ih odvojeno i također ih uključite u različite zalihe.
Korak 5
Grupirajte naredbe osoblja u slučajeve prema utvrđenim rokovima čuvanja. Unutar svakog ličnog spisa dokumenti se unose hronološkim redoslijedom, odnosno od početka do kraja godine, kao i prema datumu njihovog odobrenja, sastavljanja, registracije.
Korak 6
Slučajevi koji se formiraju iz ličnih računa, ličnih karata, radnih knjiga, kao i odijela ličnih dosjea, sistematiziraju se strogo po abecednom redu. Kada koristite takav dizajn, izvršite dodatna pojašnjenja tako što ćete navesti prva tri slova u imenima osoba protiv kojih je otvoren lični dosije.
