Lični dosije je zbirka dokumenata koja sadrži podatke o zaposlenom od trenutka potpisivanja naloga za prijem u radni odnos do datuma izdavanja naloga za otkaz. U našoj zemlji je obavezno vođenje ličnih dosijea samo za državne službenike. Međutim, većina preduzeća i organizacija radije organizira i bilježi podatke o zaposlenima.
Instrukcije
Korak 1
Lični dosije po pravilu sadrži sljedeće podatke o zaposlenom: lični karton, kopije obrazovnih dokumenata, kopiju naloga i zahtjeva za zapošljavanje, ugovor o radu, izmjene i dopune istog, dokumente o ovjeri i usavršavanje, kao i ostali dokumenti koji su potrebni za kadrovsku službu (kopija venčanog lista, izvoda iz matične knjige rođenih, pasoša, vojne iskaznice itd.).
Korak 2
Lični dosije svakog zaposlenika sastavlja se u posebnoj fascikli sa kartonskim poklopcem - vezivom. Sadrži rekvizite: prezime, ime, prezime zaposlenika, datum otvaranja predmeta. Nakon otpuštanja zaposlenika, lični dosije se zatvara. Dokumenti se moraju obavezno predati u arhivu.
Korak 3
Zatvoreni lični dosijei su numerisani, sastavlja se interni popis spisa. Dokumenti u fascikli prikupljaju se hronološkim redosledom - od trenutka dolaska zaposlenika do datuma otkaza. Istim redoslijedom sastavlja se i interni popis. Numeracija listova inventara odvojena je od numeracije dokumenata iz ličnog dosijea.
Korak 4
Lični dosijei zaposlenih izdaju se samo menadžeru ili drugim osobama po nalogu menadžera, kao i samom zaposlenom. Podaci pohranjeni u ličnom dosijeu su povjerljivi, što znači da se ne mogu otkriti nepoznatim osobama. Zabranjeno je unositi izmjene u prethodne dokumente ličnog dosijea, kao ni vaditi ih.
Korak 5
Odjel za ljudske resurse vodi evidenciju samo o trenutnim zaposlenima. Dokumenti otpuštenih zaposlenih prenose se u arhivu. Tamo se čuvaju 75 godina, a lični dosije menadžera, menadžera, kao i osoba s nagradama i diplomama, su neodređeni.
