Lični dosije zaposlenika je informacija koja odražava sve faze odnosa između zaposlenika i organizacije. Nju formira (održava i formalizuje) osoblje ili posebno ovlašteno službeno lice. Potrebno je sastaviti lični dosije u skladu sa važećim pravilima vođenja evidencije.
Potrebno
- Mapa "Lični dosije";
- Dokumenti zaposlenika (ili njihove kopije);
- Olovka;
- Bušilica.
Instrukcije
Korak 1
Lični dosije započinje nakon objavljivanja naloga o imenovanju zaposlenika na određeno radno mjesto.
Korak 2
Lični dosije uključuje: interni popis dokumenata; upitnik i lični list o evidenciji osoblja; sažetak;
kopije obrazovnih dokumenata (i svih potvrda o kvalifikacijama); lične karte; potvrde i drugi dokumenti koji potvrđuju promjene u ličnim podacima zaposlenog (kopije vjenčanog lista, TIN-a, potvrde o osiguranju, rodnih listova djece); ugovor o odgovornosti; kopije svih naloga za zakazivanje, transfer, podsticaje, službena putovanja, odmore itd.; ugovor o radu (ugovor); podaci o ponovnoj potvrdi; karakteristike.
Svi ovi dokumenti (ili njihove kopije) moraju biti pohranjeni u jednoj mapi.
Korak 3
U internom popisu potrebno je navesti sve dokumente koji se vode u ličnom dosijeu. Dokumenti se arhiviraju hronološkim redoslijedom čim postanu dostupni. U koloni "Napomena" internog inventara naznačeno je da se dokumenti povlače ili se originali zamjenjuju kopijama. Interni inventar potpisuje zaposlenik koji ga je sastavio, navodeći prezime, ime, prezime i datum sastavljanja.
Korak 4
Upisi koji se unose u lični karton ispisuju se nalivperom ili kemijskom olovkom u crnoj, plavoj ili ljubičastoj boji, korekcije nisu dozvoljene.
Korak 5
Listovi ličnog dosijea zaposlenika i njegov interni inventar numerišu se odvojeno.
Korak 6
Kada zatvarate lični dosije, morate podnijeti izjavu i narediti otpuštanje zaposlenika.
Korak 7
Lične datoteke čuvaju u sefu organizacije ili preduzeća. Izdaju se za ličnu upotrebu samo za određenu kategoriju zaposlenih koji imaju pristup podacima o osoblju.
Korak 8
Lični dosijei otpuštenih zaposlenih prenose se u arhivsko skladište na 75 godina. Lični dosije menadžera preduzeća čuvaju se trajno.
