Prilikom primanja poruka od poslovnog partnera, mnogi pokušavaju odgovoriti na primljeni zahtjev što je brže moguće, kako ne bi partnera držali na čekanju. I to je tačno - u ovom slučaju vrijeme je često bitno, što je teško precijeniti. No, bez previše razmišljanja o formi odgovora, malo ljudi misli da time može nanijeti udarac ugledu kompanije.
Instrukcije
Korak 1
Za početak pažljivo proučite pitanja navedena u pismu druge ugovorne strane. Pripremite kratki odgovor za svaku stavku, ako ih ima više. Sada nastavite s dizajniranjem pisma-odgovora na zahtjev. Da biste to učinili, uzmite zaglavlje kompanije sa otisnutim logotipom i podacima o kompaniji. Ako ovo ne postoji, ručno unesite zaglavlje pisma, navodeći u njemu potrebne informacije. Postavljanje detalja u pismo vrlo je vrijedno za vašeg poslovnog partnera. Nudeći ih u svakoj poruci, štedite ga od potrebe da ih svaki put traži u hrpi papira ili računarskih datoteka, kao i od potrebe da podnese zaseban zahtjev za detalje ako želi sastaviti novi ugovor ili platiti račun.
Korak 2
U gornji desni kut upišite detalje adresata pisma. Ovdje naznačite naziv organizacije, položaj autora zahtjeva i njegovo puno ime. Naprotiv, u lijevom uglu odaberite redove za odlazni broj koji će se dodijeliti dokumentu prilikom registracije i datum. U ovom slučaju, naziv dokumenta nije napisan. Počnite odmah tako što ćete se obratiti imenu i prezimena, nakon riječi "Dragi". U sadržajnom dijelu pisma, prve riječi bit će "Kao odgovor na vaše pismo, obavještavamo vas" (zahtjev, zahtjev itd.). Zatim zapišite poen za poen sve pripremljene odgovore, pridržavajući se sekvencijalne numeracije koja je bila u originalnom pismu.
Korak 3
U završnom dijelu izrazite svoj zahtjev, želju ili zahtjeve, ne zaboravite da se pridržavate tona poštovanja, poslovnog stila pisanja i budete pismeni. Završite pismo riječima "S poštovanjem" i navedite svoje ime i položaj. Pored toga, ovdje napišite svoj telefonski broj za komunikaciju i e-poštu ako želite dobiti odgovor ili komentare na ono što je rečeno u pismu.
