Poslovni bonton podrazumijeva ispravnu pripremu pismene prepiske. A ako su predlošci i zaglavlja poslovnih pisama sastavljeni na prilično standardan način, tada se nedovoljno pažnje posvećuje potpisima u prepisci. Da bi adresat pravilno dešifrirao vašu poruku, poslovno pismo ima pravnu snagu, potrebno je pravilno i korektno predstaviti službenika na kraju poslovnog pisma.
Instrukcije
Korak 1
Službena pisma treba štampati na posebnom obrascu koji zadovoljava standard. Na vrhu lista papira trebaju biti trajni elementi: glava pisma (puni i skraćeni naziv kompanije koja šalje, njegova poštanska i pravna adresa, broj telefona i faksa, web stranica), a zatim slijedi glavni tekst, ispod - potpis odgovorne osobe.
Korak 2
Polje za potpis nalazi se u donjem lijevom uglu neposredno ispod teksta poslovnog pisma. Prije reda za potpis navedite naslov mjesta osobe koja potpisuje pismo i transkript punog imena. S obzirom na to da se poslovna pisma uvijek sastavljaju na dopisima institucija, u potpisu ne navodite ime same organizacije. Na primjer: Generalni direktor TV i radio kompanije, potpis … A. P. Sidorov.
Korak 3
Ponekad je potrebno staviti dva ili više potpisa pod poslovna pisma ako je potrebno potvrditi valjanost prvog potpisa ili u posebno važnim dokumentima (pisma o finansijskim i kreditnim pitanjima moraju biti ovjerena i potpisom glavnog računovođe preduzeće). Potpise stavljajte striktno jedan ispod drugog u nizu koji odgovara stažu na položaju - od najvišeg do najnižeg, na primjer: direktor Odjela, potpis … P. V. Troparion
Glavni računovođa, potpis … TS Sobanko.
Korak 4
Ako pismo mora potpisati nekoliko osoba koje imaju iste / jednake položaje, stavite njihove potpise na isti nivo, na primjer: šef Odjela za finansije, potpis … P. O. Ivanov, šef ljudskih resursa, potpis … K. O. Petrov.
Korak 5
Ako u vrijeme potpisivanja poslovnog pisma ne postoji službenik za čiji je potpis pripremljeno mjesto na nacrtu obrasca, dokument ima pravo da ga potpiše osoba koja djeluje kao njegov zamjenik. Navedite stvarni položaj osobe čiji će potpis biti u pismu ("vršilac dužnosti" ili "zamjenik") i njegovo prezime. Ne možete potpisati poslovna slova koristeći prijedlog "za" ili kosu crtu ispred pozicije.
Korak 6
Sve kopije poslovnih pisama, kako poslane, tako i preostale za arhiviranje u dosijeima organizacija, moraju imati originalne potpise ovih službenika. Originalni potpis na dokumentu (a poslovno pismo je pravni dokument) glavni je način ovjere. Ako na službenom pismu nema niti jednog potpisa, on nema pravnu snagu.
