Konferencija u bilo kojoj organizaciji izuzetno je važan događaj. Zahtijeva pažljivu pripremu i besprijekornu primjenu. Svaka nijansa može pokvariti dojam o vašoj kompaniji. Postoje osnovni principi koje treba razmotriti kako bi se organizirala uspješna konferencija.
Potrebno
Papir, internet, novac
Instrukcije
Korak 1
Postavite sebi jasan cilj. Zašto vam je potrebna ova konferencija? Šta, na kraju, želite dobiti? Konferencija može biti usmjerena na pružanje kompaniji pouzdanih poslovnih kontakata, poboljšanje imidža, pronalaženje investitora itd. Ovisno o tome odabire se određeni smjer kojeg se treba pridržavati tokom cijelog procesa pripreme i održavanja događaja. Zapamtite da cilj mora biti dostižan, mjerljiv i sa karakteristikama u stvarnom vremenu.
Korak 2
Dajte naziv događaju. Ako to nije prvi put, ne zaboravite navesti numeriranje. Ime bi trebalo biti vedro, dopadljivo, intrigantno. Vaša ciljna publika trebala bi biti zainteresirana za konferenciju.
Korak 3
Definirajte jasnu ciljnu publiku. Čak i savršeno pripremljena i organizirana konferencija možda neće imati efekta ako na nju pozovete pogrešne ljude. Zapitajte se ko treba da govori, čije mišljenje treba čuti, kako ovaj događaj može biti zanimljiv gostima. Pokušajte odrediti gdje i kako najbolje komunicirati sa svojom potencijalnom ciljnom publikom, što utječe na prave ljude da donose odluke o sudjelovanju u događaju koji organizirate.
Korak 4
Odlučite o vremenu i mjestu održavanja konferencije. Većina konferencija održava se radnim danom (osim petka), osim ako nije planiran duži događaj. Mjesto u velikoj mjeri određuje cjelokupno mišljenje o događaju u cjelini. Odnos gostiju prema konferenciji formira se čak i kada samo traže konferencijsku sobu ili hotel. Stoga opišite rutu što detaljnije moguće, postavite znakove ako je moguće.
Korak 5
Najavite konferenciju. Odaberite medije koje vaša ciljna publika najčešće govori. Postavite u njih oglase ili članke o predstojećem događaju. Pošaljite pozivnice svim gostima koji vas zanimaju. Hoće li to biti bilten ili šareni bilten, to ovisi o vama. U pozivu navedite mjesto, vrijeme, ime i smjer konferencije.
Korak 6
Okupite komisiju koja će razmotriti sve odgovore na vaš prijedlog i odabrati najzanimljivije i najrelevantnije prijedloge. Nakon toga će biti moguće započeti formiranje programa događaja.
Korak 7
Podijelite odgovornosti unutar tima. Neko je odgovoran za komunikaciju s gostima, neko odlučuje o svim pitanjima s medijima, neko vodi događaj itd. Pružite dodatne materijale za govornike svim učesnicima konferencije. Obavezno provjerite svu opremu prije događaja.
Korak 8
Ako ustanovite da vam ponestaje vremena, postavite vremensko ograničenje za svaku prezentaciju i za broj pitanja. Zamolite publiku da postavi govornicima dodatna pitanja nakon događaja.
