Kompanije koje organizuju konferencije žele postići različite ciljeve. Nekima je ovo glavni poslovni proces, neko se pozicionira kao industrijski lider i konferencija mu može osigurati taj status. Neki konferenciju vide kao važan dio tradicije kompanije. U isto vrijeme, nijedan organizator ne želi pokvariti vlastitu konferenciju, kao ni da se ona odvija u dosadnoj atmosferi i okupi mali broj sudionika.
Instrukcije
Korak 1
Zapišite viziju i koncept konferencije na papir. Kreirajte kratki opis događaja kao poziv na suradnju.
Korak 2
Formirajte organizacijski odbor u kojem bi se trebala ogledati sljedeća područja: administracija (odaberite šefa organizacijskog odbora), program, oglašavanje, marketing, rad s partnerima, organizacijska pitanja, logistika i finansije, prodaja i rad sa sudionicima.
Korak 3
Pripremite dokument koji jasno pokazuje do kada se mogu postići određeni rezultati. Takođe, ovaj dokument treba odražavati u kojim smjerovima treba postići ove rezultate.
Korak 4
Napravite listu željenih govornika i načelno se dogovorite.
Korak 5
Razvijte statuse za svoje partnere. Navedite sve potencijalne partnere i dogovorite se u principu.
Korak 6
Napravite listu potencijalnih sudionika i počnite slati pozivnice.
Korak 7
Nađi konferencijsku sobu.
Korak 8
Sastanite se sa osobom koja će biti odgovorna za vođenje registracije.
Korak 9
Napišite izjavu za štampu (određena informativna poruka koja će sadržavati vijesti o ovoj organizaciji, spominjući saučesništvo stručnjaka, partnera, lokacije).
Korak 10
Pripremite natpise, video zapise, intervjue, predloške za prezentacije, audio snimke za mogućnost njihovog naknadnog objavljivanja na Internetu na otvorenim resursima.
Korak 11
Jednom u dvije sedmice pošaljite bilten registrovanim učesnicima sa relevantnim informacijama o tome koliko je program dopunjen stručnjacima i koje su promjene ili novi događaji nastali. Dajte ljudima priliku da prate pripreme za događaj, pozovite druge zainteresirane ljude kao partnere, zamolite ih da šire svoje informacije o predstojećem događaju.
