Uobičajeno je da se konferencija naziva proširenim sastankom na kojem učestvuju predstavnici nekoliko organizacija. Konferencije mogu biti odjelne, sektorske, regionalne, međuregionalne i međunarodne. Oni raspravljaju o raznim problemima, ali tematski povezanim. U nekim slučajevima odluka konferencije određuje strategiju razvoja organizacije. Svaka obrazovana osoba može održati takav događaj, ali moraju se uzeti u obzir neka razmatranja.
Potrebno
- - spisak učesnika;
- - sažetak govora;
- - vizuelni materijali;
- - tehnička sredstva.
Instrukcije
Korak 1
Napravite listu učesnika. Govornici se obično obaveštavaju o predstojećoj konferenciji unaprijed, moraju potvrditi svoj pristanak i obavijestiti temu izvještaja. Ponekad uslovi zahtijevaju davanje tekstova izvještaja ili, barem, sažetka. Pogledajte materijale.
Korak 2
Odlučite se o pravilima. Ovisi o tome koliko će konferencija trajati, o broju govornika, kao i o oblicima rada. Da li su predviđene samo plenarne sjednice ili će se dio posla održavati u odjeljcima? U drugoj se opciji može dodijeliti više vremena za izvještaje.
Korak 3
Svakako odvojite vrijeme za ko-prezentacije i odgovaranje na pitanja. Odlučite o obliku pitanja. Učesnici ih mogu pitati usmeno, odmah nakon prezentacije. Tada biste trebali voditi računa o dodatnim mikrofonima. Pitanja se mogu predati i u pisanom obliku, a zatim trebate razmisliti o mjestu na kojem će slušaoci staviti bilješke. Neka pitanja možete pripremiti unaprijed.
Korak 4
Napravite dnevni red. Redoslijed govora može biti različit, to ovisi o temi, ali u svakom slučaju, bolje je raspraviti opća pitanja na početku konferencije, a zatim prijeći na pojedinosti. Nakon svakih jedan i pol do dva sata rada, osigurajte kratku pauzu (dobro je organizirati pauzu za kavu), a na sredini - dugu pauzu, tijekom koje se polaznici mogu opustiti i ručati. Ako je konferencija kratka (na primjer, reizbor), duge pauze nisu potrebne.
Korak 5
Provjerite stanje tehničkih sredstava. Provjerite svoj računar i video uređaj. Pitajte izlagače koja oprema im treba i koji programi trebaju biti tamo. Zamolite izlagače da pruže vizualne slike prije konferencije. Vrlo je dobro ako osoba koja radi sa računarom ima spisak kada i koju prezentaciju održati. Prije konferencije provjerite jesu li svi govornici stigli, postoje li promjene u temi.
Korak 6
Razmislite o svojoj uvodnoj riječi. Trebate reći nekoliko riječi dobrodošlice učesnicima, objasniti kojem je događaju konferencija posvećena, proceduru i pravila. Prije početka izvještajne i izborne konferencije, dajte riječ predsjedniku komisije za prebrojavanje koji mora reći koliko je delegata trebalo i koliko ih je prisutno. Ako nedostaje malo, predložite početak događaja. Ponekad je prikladno u ovom trenutku otpjevati himnu države ili međunarodne organizacije. Ponuda da se izabere predsjedavajući, tajnik, brojilac i urednička komisija. U mnogim se slučajevima liste mogu pripremiti unaprijed. Dalje, događaj može voditi predsjedavajući koji najavljuje nacrt dnevnog reda (bolje ga je otkucati i ispisati prije početka). Prvo se usvaja nacrt, a zatim se u njega unose izmjene i dopune, nakon čega se dnevni red odobrava u cjelini.
Korak 7
Tokom konferencije, voditelj, bez obzira je li predsjedavajući ili ne, mora stalno biti u sobi. On je taj koji odlučuje o organizacionim pitanjima onako kako se pojave. Ako i dalje trebate otići, povjerite svoje odgovornosti nekome od istomišljenika.
Korak 8
Konferencija se obično završava usvajanjem neke vrste odluke. Predsjedavajući čita tekst nacrta, publika unosi izmjene i dopune, uređivački odbor ih uvodi, nakon čega se odluka odobrava.
