Pismo kupcu piše ako je vaša organizacija nemoguća ispuniti obaveze prema njemu, ako nije prebacio novac za isporučenu robu i ako postoji potreba da ga obavestite o novom asortimanu.
Instrukcije
Korak 1
Započnite svoje pismo tako što ćete zamoliti nekoga koji predstavlja organizaciju kupca. U ovom dijelu pisma primjereni su izrazi uljudnosti poput "Dragi Ivan Andreevič", "Gospodin Remizov". Ako kompanija klijent nema određenu osobu s kojom su uspostavljeni odnosi, kontaktirajte "Poštovani".
Korak 2
Predstavite se imenu svoje organizacije. Koristite standardne fraze, na primjer, "MontazhSpetsStroy LLC želi vam izraziti naše poštovanje i poželjeti prosperitet vaše organizacije." To će vam omogućiti da orijentirate kupca, čitajući glavni tekst, neće se slagati oko toga ko je primalac pisma.
Korak 3
Formulirajte razlog pisma. O tome ovisi oblik pisanja i sadržaj poruke. Najčešći razlog pisanja pisama kupcu je neplaćanje isporučene robe ili pruženih usluga. U ovom slučaju, pozovite se na relevantnu klauzulu sporazuma, naznačite da je kupac odgovoran za plaćanje računa u određenom vremenskom okviru. Ako ovo nije vaše prvo pismo na ovu temu, pozovite se na odgovornost kupca za neizvršenje obaveza propisanih u klauzuli X ugovora o isporuci. Imajte na umu da ćete u slučaju neplaćanja računa morati da se obratite sudu.
Korak 4
Izvinite se kupcu ako je razlog pisanja pisma bila nemogućnost da mu se roba dostavi u rokovima navedenim u ugovoru. Ne pokušavajte objasniti razloge zbog kojih propuštate vrijeme isporuke, kupca to ne zanima, bolje je obavijestiti ga o tome koliko dugo će vaša organizacija moći ispunjavati svoje obveze iz ugovora. Na kraju pisma upotrijebite fraze "Hvala na razumijevanju", "Nadamo se daljnjoj saradnji".
Korak 5
Obavijestite kupca o novoj liniji proizvoda koju nudi vaša kompanija ako vaš partner nije svjestan promijenjenog asortimana. U takvom pismu poželjno je naznačiti koje popuste će kupac dobiti prilikom sastavljanja novih ugovora o isporuci kao redovni kupac.
Korak 6
Pretplatite se na kraju pisma. Ostavite svoje kontakt podatke kako bi kupac znao kako da kontaktira vašu organizaciju. Poželite sve najbolje za organizaciju i osobu koja je predstavlja.
