Bez obzira da li je prvi kontakt s potencijalnim poslovnim partnerom ostvaren telefonom, je li postojao usmeni dogovor, u praksi poslovnog prometa postoji običaj da se početak veze potkrepi službenim pismom uz ponudu saradnje.
Instrukcije
Korak 1
U prvi dio pisma, koji nije duži od jednog pasusa, napišite kakvu tvrtku predstavljate i u njeno ime pozdravite upravu budućeg partnera. Prikladno je koristiti fraze poput „Naša kompanija želi vašem poslovnom prosperitetu“, „u ime te i takve kompanije izražavamo vam poštovanje“. Obavezno navedite ime svoje organizacije. Zapamtite da u obliku neželjene pošte više od desetak pisama dođe u bilo koju kompaniju s prijedlogom za zaključivanje sporazuma, tako da bi adresat trebao odmah razumjeti o čijem se prijedlogu razgovara.
Korak 2
U sljedećem dijelu pisma podsjetite potencijalnog partnera da su vaše kompanije već imale preliminarne dogovore o određenom ugovoru ili usluzi. Možete koristiti fraze kao što su "U nastavku naših pregovora …", "Razmotrili smo vaše želje u vezi …". Adresatoru jasno stavite do znanja da ova ponuda za suradnju nije stereotipna i osnovna, kao za sve klijente, već je razvijena posebno za ovu kompaniju i uzima u obzir sve značajke ovog konkretnog posla.
Korak 3
U najvećem dijelu ponude navedite koje usluge ili robu nudite, koliki su njihovi troškovi, vreme isporuke. Informacije predstavljene u tablicama lakše je razumjeti. Klijentu ponudite nekoliko opcija s različitim troškovima, količinom i obimom pruženih usluga, tako da može odabrati najprikladniju kombinaciju. Istaknite prednosti koje će klijent dobiti sklapanjem sporazuma sa vašom organizacijom. Ovdje možete naznačiti popuste, posebne ponude za redovne partnere, mogućnost zaključivanja ugovora o pružanju dodatnih usluga ili isporuku druge robe po izuzetno povoljnim uslovima.
Korak 4
Posljednji dio posvetite željama i riječima na rastanku. Koristite standardne fraze, na primjer, "Nadamo se obostrano korisnoj saradnji …", "Najljepše želje …". Obavezno se pretplatite i ostavite svoje koordinate, tako da u slučaju pozitivne odluke klijent ne traži broj telefona ili e-mail adresu na kojoj vas može kontaktirati.
