Namještaj koji se nalazi na bilansu stanja preduzeća ili organizacije ne može se baciti tek tako. Prvo morate ukloniti namještaj iz ravnoteže, odnosno otpisati ga. A to zahtijeva dobre razloge i pravilno sastavljen paket dokumenata.
Svaki komad namještaja ima inventarni broj. To može biti zaseban broj za stavku velike vrijednosti ili jedan broj za grupu predmeta male vrijednosti. Po pravilu se jednom godišnje u preduzeću vrši popis, odnosno provjera raspoloživog namještaja, uspoređujući stvarnu količinu namještaja sa prijavljenom na popisu zaliha. Popisnu listu daje računovođa preduzeća, koja vrši popis.
Prosječni životni vijek modernog namještaja je 5 godina. Nakon tog vremena, namještaj se može otpisati iz bilansa stanja preduzeća. Takođe, namještaj koji je postao neupotrebljiv zbog kršenja radnih uslova podliježe otpisu. Uz to, namještaj ima i jamstveni rok, nakon kojeg se također može otpisati, ako za to postoje dobri razlozi.
Da bi otpisao namještaj, šef preduzeća posebnom naredbom imenuje komisiju. Takva se komisija obično imenuje na period do jedne godine. Ova komisija održava sastanak kako bi razmotrila pitanje razgradnje namještaja. Kao potvrda sastanka komisije, sastavlja se protokol. Zapisnik sa sastanka komisije za raspolaganje osnovnim sredstvima mora naznačiti:
- puni naziv preduzeća;
- predsjedavajući i sastav komisije;
- dnevni red: otpis finansijske imovine;
- spisak inventara kompanije koji će se otpisati sa naznakom inventarskih brojeva, količine;
- rezultati glasanja: broj glasova za, broj glasova protiv, jednoglasno, itd.;
- odluku komisije.
Svaki od članova komisije mora staviti lični potpis ispod podataka unetih u dokument.
Pored zapisnika sa sastanka komisije, paket dokumenata za otpis namještaja uključuje i neispravni akt, akt o otpisu nefinansijske imovine i izvještaj o procjeni.
U neispravnom aktu takođe se navodi puno ime preduzeća, prezime i inicijali rukovodioca preduzeća, sastav komisije, naziv osnovnih sredstava predstavljenih za otpis, kao i razlozi za otpis isključeno. Takvi razlozi uključuju nedostatke koji su nastali tijekom dugotrajnog rada:
- deformacija metalnog okvira;
- nepovratni učinak korozije na metalne elemente namještaja;
- pucanje, raslojavanje, bubrenje, deformacija drvenih dijelova namještaja;
- izgaranje, propadanje tkanine za presvlake namještaja;
- stvaranje suza, ogrebotina;
- stvaranje ne uklonjivih mrlja na drvenim, metalnim dijelovima namještaja, kao i na tkanini presvlake tapaciranog namještaja;
- udubljenja, filcanje tiskanog materijala;
- iver, ogrebotine, pukotine na radnoj površini;
- gubitak estetskih svojstava;
- propadanje pričvršćivača, šarki na vratima, nedostaci na šiljcima, pucanje drvenih tipli, popuštanje čvorova, itd.
Takođe, mora se izraditi akt o vrednovanju osnovnih sredstava koji odražava informacije o otpadu dobijenom odlaganjem koji može donijeti prihod preduzeću. U većini slučajeva to su iverje i staro željezo. Aktom se navodi količina primljenog materijala, njihova cijena i ukupni trošak.
Akt o otpisu nematerijalne imovine, koji je sastavljen na standardnom obrascu, ukazuje:
- naziv osnovnih sredstava predstavljenih za otpis,
- inventarni broj,
- godina puštanja u rad,
- broj meseci rada,
- broj jedinica osnovnih sredstava,
- knjigovodstvena vrijednost nekretnina, postrojenja i opreme,
- Poslovno ime,
- ime finansijski odgovorne osobe.
U slučaju neispravnosti, akta procjene i akta otpisa, članovi komisije moraju staviti lični potpis sa transkriptom.
Cjelovit paket dokumenata za otpis namještaja preduzeća, uključujući zapisnik sa sastanka komisije, neispravni akt, akt procjene, akt otpisa nefinansijske imovine koji su potpisali svi članovi komisija, predsjednik komisije, sa pečatom kompanije dostavlja se računovodstvu kompanije, gdje se donosi konačna odluka i šalje nepodobnost namještaja uklanja iz bilansa stanja preduzeća.
