Sekretar u kancelariji takođe vrši dispečerske funkcije. Preko njega se ostvaruju primarni kontakti i službene telefonske komunikacije. Prvi utisak o vašoj kompaniji koji osoba koja vas kontaktira ovisi o tome koliko tajnica kompetentno i profesionalno komunicira telefonom. Stoga, da bi odgovarao na pozive, sekretar mora znati poslovni bonton.
Instrukcije
Korak 1
Uvijek kontrolirajte svoje emocije i raspoloženje. Bez obzira koliko ste zabavni ili tužni, dižete slušalicu, morate biti diskretni i poslovni. Vaš ton bi trebao biti ujednačen, smiren i dobrohotan. Ako se žurite s prilazom i ostajete bez daha, duboko udahnite i izdahnite prije izgovaranja pozdrava kako bi vam se disanje normaliziralo.
Korak 2
Kada primite poziv, uvijek prvo započnite razgovor, ne čekajući šta će vam reći drugi kraj slušalice. Ovo bi trebao biti standardni uvod i pozdrav. Pozdravi se i imenuj kompaniju koju je tvoj sagovornik pozvao. U slučaju da se nije predstavio, izvinite se, pitajte s kim razgovarate.
Korak 3
Saznajte više o problemima i funkcijama koje obavljaju odjeli vaše kompanije, a rješavaju ih određeni stručnjaci kako bi se ispravno prosljeđivali dolazni pozivi kupaca i kupaca. Prilikom preusmjeravanja poziva recite ime i prezime stručnjaka s kojim povezujete telefonskog sagovornika. Zaposlenom na koga ste preusmerili poziv, recite ime pozivaoca i pitanje na koje se prijavio. Ne biste trebali preuzimati funkcije savjetnika, čak i ako to možete dobro učiniti, neka osoba riješi svoje probleme sa onim stručnjacima koji su ovlašteni za to.
Korak 4
Ako se pojave takva pitanja, možete pružiti osnovne informacije: puno ime i prezime, prezime, ime i prezime direktora, njegovi zamjenici i šefovi odjeljenja, adresa ureda. Sastavite i dogovorite se s direktorom odvojenom listom onih osoba za koje će uvijek biti slobodan.
Korak 5
Obavezno vodite evidenciju poziva. Zapišite sve što se od vas traži da prenesete, ne oslanjajte se na memoriju, kako ne biste zaboravili ništa važno. Sve informacije moraju se prenijeti onima kojima su namijenjene. Navedite ime kompanije ili prezime i ime osobe koja zove, zapišite telefonski broj na koji možete uzvratiti poziv, datum i vrijeme poziva.
