Većina organizacija dokumente čuva decenijama. Da biste spriječili da se vaše hartije od vrijednosti izgube ili naboraju, stavite ih u mape od plastike ili lesonita. Prije nego što to učinite, svakom ugovoru dodijelite vlastiti broj. Tako ćete ga lakše pronaći kada je potrebno.
Instrukcije
Korak 1
Da biste lako pronašli pravi ugovor, napravite knjigovodstvenu knjigu. Uzmi debelu beležnicu u kvadratu. Numerišite prvi list. Dajte osiguranju broj i zapišite ga u ovaj dnevnik. Broj se može sastojati samo od brojeva, na primjer 345. Ili ima slova - 123-ID. Pored toga, unesite datum zaključenja ugovora. Red u časopisu trebao bi izgledati ovako: 1. Ugovor br. 345-Id od 23.03.2011. U napomenama navedite suštinu transakcije, ako to zahtijeva korporativni stil dokumentacije.
Korak 2
Kada u organizaciji postoji više pravnih lica, pripremite vlastiti dnevnik ugovora za svaku. Za označavanje koristite konvencionalne simbole. Na primjer, dokumente LLC "Three Bears" zapišite kao 456-TM. I označite ugovore iz OJSC "Vuk i Crvenkapa" 876-VKSH. Brojevi bi trebali ići u bilježnice redom kako ne bi bilo zabune.
Korak 3
Čak i ako je svaki odjel kompanije angažiran na izvršenju i odobravanju dokumenata, trebala bi postojati jedna knjiga računovodstva ugovora. U suprotnom, brojevi dokumenata će se ponoviti, što će unijeti nesklad u aktivnosti kompanije. Uputite sekretara ili upravnika ureda da vode ovaj dnevnik. Nemojte davati zaposlenicima pečat ili potpis na izvršnom direktoru dok mu nije dodeljen identifikacioni broj.
