Telefonski razgovori dugo su bili dio poslovnog života. Uz njihovu pomoć donose se odluke, primaju i izvještavaju o zadacima, dogovaraju se sastanci i otkazivanja. Nepoznavanje pravila ponašanja telefonskih razgovora može dovesti do sloma mnogih sporazuma i nepovjerenja partnera i klijenata.
Instrukcije
Korak 1
Poradite na svom glasu. Ako je moguće, snimite razgovor s jednim od poslovnih partnera na diktafon i slušajte. Ocijenite ton glasa, brzinu govora, intonaciju i energiju. Da bi glas zvučao ugodnije, disanje treba biti ujednačeno, držanje tijela slobodno. Nasmiješite se dok razgovarate - ovaj trik će vam pomoći da vaš glas učinite toplijim i ugodnijim. Pokušajte se riješiti parazitskih riječi ako ih koristite.
Korak 2
Pripremite se za sve odlazne pozive. Formulirajte ciljeve razgovora, ključne fraze koje ćete koristiti. Pripremite bilježnicu i olovku za vođenje bilješki dok razgovarate. Kada vam odgovore, ne zaboravite da se pozdravite, predstavite se i imenujte kompaniju koju predstavljate. Napravite kratke pauze kako bi vam druga osoba mogla odgovoriti i zapamtiti ili zapisati vaše ime. Pitajte može li vaš pretplatnik odgovoriti na vaša pitanja. Ako je odgovor pozitivan, navedite svrhu vašeg poziva.
Korak 3
Kada odgovarate na dolazni poziv, nemojte tjerati sugovornika da čeka više od 3-4 zvona. Obavezno se pozdravite i predstavite. Kada razgovarate telefonom, odvojite sve druge aktivnosti i razgovore. Ako vam treba vremena da odgovorite na pitanja druge osobe, zapišite kontakte i ponudite mu da ga pozovete kad budete spremni. Ako trebate preusmjeriti poziv, jasno navedite suštinu pitanja svom kolegi, tako da pozivalac ne mora ponoviti poziv. Na kraju razgovora, zahvalite se drugoj osobi što vas je kontaktirala.
Korak 4
Pravila telefonske etikete kažu da pretplatnik koji je nazvao prvi spusti slušalicu i počne se opraštati. Takođe se javlja u slučaju prekida komunikacije. Kada planirate telefonski razgovor, uzmite u obzir vrijeme: sat na početku i sat na kraju radnog dana, kada pretplatnik može imati hitnih pitanja, smatraju se neuspješnim, kao i pauza za ručak.
