Okupljeni radnik uvijek će biti cijenjen više od onog kome se uvijek žuri, ali ne može ništa pratiti. Dovoljno je teško naučiti kako pravilno rasporediti vlastito vrijeme. Ovaj zadatak zahtijeva ličnu disciplinu i sposobnost da se radi ono što je potrebno, a ne ono što se želi. Međutim, pozitivan učinak prikupljanja mnogo je veći nego što bi se moglo činiti na prvi pogled.
Bez obzira na prirodu posla, svi se zadaci zaposlenika u pravilu dijele na kratkoročne, srednjoročne i dugoročne. Neposredni zadaci zahtijevaju završetak u roku od nekoliko sati i do jednog radnog dana. Duži planovi se protežu tjednima, a dugoročni razvoj ciljevi su mjesečne, kvartalne i godišnje frekvencije.
Najbolji način za brzi prelazak na planirani raspored rada je sastavljanje liste ciljeva, podijelivši ih po hitnosti. Najbolja opcija za stvaranje takvog registra je redovna tablica. Svakodnevno se moraju ažurirati zadaci iz prve kolone, u koje se unose hitne stvari. Tokom dana potrebno je odrediti tri razdoblja za proučavanje tabele tako da nijedan od zadataka, bez obzira na period njegove realizacije, ne ispadne iz vida. Treba imati na umu da će zadaci koji obećavaju značaj za period od godine, prije ili kasnije preći u prvu kolonu, pa je stoga potrebno pripremiti se za njihovu provedbu.
Planiranje u velikoj mjeri ovisi o samodisciplini. U prvoj polovini dana zabilježen je najveći porast produktivnosti. Posebno je važno odvojiti vrijeme od 10:00 do ručka. Za ovaj vremenski period potrebno je uključiti slučajeve koji se smatraju najtežim ili najneugodnijim. Takve zadatke ne biste trebali odgađati za poslijepodne; bolje je ovo vrijeme posvetiti najprijatnijim ciljevima. Važno je da zadaci izvršeni tokom radnog dana pripadaju svim kategorijama učestalosti - hitnim, srednjoročnim i dugoročnim.
Često se dogodi da brzi i nepredvidivi tok posla dovede do potrebe za prilagođavanjem procesa rada tokom dana. Ne biste to trebali izbjegavati, trebali biste biti u mogućnosti samo racionalno zamijeniti zadatke jedni s drugima. Usput, ako su na dnevnom redu važni poslovi, koji moraju biti dovršeni prije kraja dana, a proizvodna potreba prisiljava vas da prisustvujete višesatnom sastanku, tada treba uložiti sve napore da odbijete sudjelovanje u događaju. Naravno, sastanci kao oblik interakcije s timom su izuzetno važni, ali posao koji zahtijeva trenutno izvršenje trebao bi biti na prvom mjestu.
Još jedna važna stvar za znalce vlastitog vremena - da biste uvijek imali vremena za sve, morate što manje pažnje posvetiti stvarima koje doslovno "kradu" dragocjene minute. To može biti apstraktni razgovor sa zaposlenima ili pretjerana uslužnost u odnosu na kolege koji neprestano traže neku vrstu pomoći. Specijalista koji zna planirati svoje vrijeme posebno cijeni svaku radnu minutu i zna da lična reputacija i dostignuća kompanije ovise o efikasnosti njegovih aktivnosti.
