Priprema javnih nefinansijskih izvještaja relativno je novi trend u socijalno orijentisanom ruskom poslovanju. Javno izvješće kompanije nema nikakve veze sa sistemom internog izvještavanja i bitno se razlikuje od računovodstvene analize, stoga postupak pripreme dokumenta ima svoja bitna obilježja.
Transparentnost poslovnih informacija
Javni izvještaji su domaćem poslovanju dolazili sa Zapada, gdje su se decenijama koristili kao mehanizam za stvaranje transparentnosti informacija u aktivnostima organizacija. U Sjedinjenim Državama i Evropi, po pravilu, sve velike kompanije godišnje objavljuju izvještaje o održivom razvoju u kojima pružaju informacije o socijalnoj komponenti svog rada i mjerama zaštite okoliša.
Takve izvještaje najčešće pripremaju neminerska, industrijska i proizvodna preduzeća s velikog tržišnog segmenta. U dokumentima oni, zajedno sa godišnjim obimom proizvodnje, bilježe kakve su koristi donijeli društvu. Stoga se javni izvještaji uglavnom sastoje od rezultata dobrotvornih aktivnosti organizacije, poštivanja zakona o životnoj sredini, učešća u razvoju civilnog društva i podrške socijalnim inicijativama.
Trend posljednjih godina ukazuje na porast interesa srednjeg, pa i malog biznisa za pripremu javnih izvještaja, što ukazuje na korisnost ovog mehanizma za postizanje korporativnih ciljeva. Mali sudionici na tržištu razvili su razumijevanje da informacije o sponzorstvu sportskih klubova i pokroviteljstvu nad umjetničkom školom, čak i uz niske financijske troškove, sigurno moraju postati javne.
Glavni adresari javnih izvještaja su:
- širok spektar javnosti - potrošači usluga i dobara, stanovništvo regije u kojoj kompanija posluje;
- poslovni partneri - osnivači kompanija, članovi odbora, predstavnici korisničke službe, izvođači, pa čak i konkurentske organizacije;
- masovni medij;
- zaposlenici kompanije.
Javno izvješće je dokument prilagođen širokom krugu zainteresiranih strana, koji utječe na stil pisanja, grafički dizajn i izbor informacija za podnošenje.
Izbor informacija
U toku je prikupljanje informacija za javno izvještavanje. Najbolja opcija je da se za obavljanje ovog posla izdvoji posebna jedinica osoblja. Dužnosti zaposlenika, u ovom slučaju, trebaju uključivati sistematsko prikupljanje informacija iz svih strukturnih odjeljenja preduzeća prema provjerenim kriterijima.
Takvi informativni blokovi trebali bi sadržavati sve informacije o provedbi socijalnih projekata, i to: sastanci s vladinim službenicima, potrošačima, rad na apelima građana, dobrotvorne akcije itd.
Kao što se često primjećuje u metodološkim materijalima za pripremu izvještaja, sam proces prikupljanja informacija tjera kompanije na potrebu povećanja dobrotvorne podrške, kreiranja novih socijalnih projekata, objavljivanja grantova itd.
Velika preduzeća u pravilu ne izmišljaju vlastite „recepte“za pripremu javnih izvještaja, već koriste GOST ISO 26000 „Smjernice za društvenu odgovornost“, koji grupiše sve temeljne ciljeve kreiranja javnih dokumenata.
Podnošenje informacija
Važan kriterij za visokokvalitetni javni izvještaj je dostupnost percepcije za širok krug ljudi. Takvi bi dokumenti trebali biti razumljivi gotovo svakoj zainteresovanoj osobi, služiti kao pouzdan izvor informacija i ne zahtijevati dodatne zahtjeve od kompanije za pojašnjenja.
Javni izvještaji često imaju veliki broj grafikona, grafikona i tabela, što pojednostavljuje prezentaciju informacija. Fotografije su također važan dio kvalitetnog javnog izvještaja.
Praksa pokazuje da bi izgled javnog izvještaja trebao gravitirati brošuri, a ne dokumentarnoj prezentaciji. Javno izvješće najčešće ima horizontalni format.
Struktura dokumenta uključuje naslovnu stranicu, sadržaj, uvod, koji može zamijeniti pozdravni govor šefa organizacije, glavni dio, zaključak i terminološki rječnik. Abecedni indeks također će olakšati navigaciju po dokumentu, ali zbog dužine može se izostaviti.
Distribucija javnog izvještaja
Štampani javni izvještaj namijenjen je slanju ključnim adresatima - osnivačima, kao i poslovnim partnerima. U elektroničkom obliku, javni izvještaj objavljuje se na službenoj web stranici i šalje predstavnicima medija.
Da bi se zaposlenici organizacije obavestili, elektronska verzija javnog izveštaja šalje se odeljenjima organizacije.
