Ispravno organizirani kancelarijski rad jedna je od komponenata uspješnog rada bilo kojeg (čak i malog) preduzeća. Zapravo, prvi utisak o poslovnim partnerima ovisi o tome kako su sastavljeni glavni dokumenti (naredbe, upute, pisma itd.). Takođe je važno koliko brzo prolaze tokovi dolazne, odlazne i interne dokumentacije.
Instrukcije
Korak 1
Određeni zaposlenik treba da bude odgovoran za tok posla u preduzeću. Ako preduzeće nije jako veliko, to je sekretar, pomoćnik sekretara. Ako organizacija uključuje više od jednog odjeljenja (posebno ako imaju različite teritorijalne lokacije), organizira se služba predškolske obrazovne ustanove (dokumentacijska podrška menadžmenta).
Oni su ti koji razvijaju uputstva kompanije za rad u kancelariji, revidiraju ih i unose promene. Prilikom pripreme dokumenta za osnovu možete uzeti "Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima".
Korak 2
Ovo je važna, presudna faza, jer nakon odobrenja uputstava za rad u kancelariji, dokumenti u preduzeću moraju odgovarati određenom stilu:
- mjesto detalja (uzdužni, kutni);
- korporativni font;
- format (veličina papira, uvlake).
Uz uzorke obrazaca preduzeća, upute trebaju odražavati takva pitanja kao što je organizacija registracije dolaznih / odlaznih dokumenata; organizacija kontrole izvršenja dokumenata i donetih odluka; priprema i prenos dokumenata u arhivu itd.
Korak 3
Formiranje mapa u kojima se nalaze dokumenti određenog predmeta treba izvršiti u skladu sa nomenklaturom predmeta. Razvija ga osoba zadužena za vođenje evidencije, na osnovu "Spiska standardnih upravljačkih dokumenata generiranih u aktivnostima organizacije, naznačujući vrijeme skladištenja".
Korak 4
S obzirom na to da je rad na izradi nomenklature predmeta obiman, zahtijeva opsežno znanje, ispravnije je rad na njemu organizirati uz sudjelovanje predstavnika pojedinih službi i odjeljenja. Oni sastavljaju spiskove predmeta (koji takođe navode rokove čuvanja), koji se formiraju u službi ili odjelu, a predškolska obrazovna ustanova sažima nomenklaturu predmeta za preduzeće.
Korak 5
Da bi se olakšao rad s dokumentima, sve veći broj preduzeća koristi sistem elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS). Moguće je odabrati efikasno EDMS za bilo koje preduzeće (sa brojem zaposlenih 7 ili 2000). Danas su najefikasniji u odnosu cijene i kvaliteta takvi sistemi kao što su "Delo", "EVFRAT-upravljanje dokumentima".
Ali čak i ako vaše preduzeće još ne može kupiti EDMS, standardni Microsoft Office programi će doći u pomoć. Koristeći uobičajena sredstva Word, Excel, PowerPoint, sasvim je moguće organizirati dizajn dokumenata u skladu sa zahtjevima korporativnog identiteta, postaviti elektronički tok dokumenata.
