Tokom svojih proizvodnih aktivnosti bilo koje preduzeće stvara mnogo dokumenata koji se moraju čuvati neko vrijeme, a ponekad i prilično dugo. Zbog toga je neophodna organizacija arhive.
Instrukcije
Korak 1
Stvorite potrebne uslove za čuvanje dokumenata u arhivi. Prije svega, prostorija mora biti zaštićena od direktnog utjecaja sunčeve svjetlosti, nivo vlažnosti zraka ne smije prelaziti dozvoljeni nivo, a pristup neovlaštenim osobama također mora biti zatvoren.
Korak 2
Napominjemo da, prema zahtjevima za prostorije arhive, njeno postavljanje nije dozvoljeno u drvenim zgradama, oronulim zgradama, zgradama vlažnih temelja, tavanima ili podrumima. Istovremeno, prostorije namijenjene čuvanju različitih arhivskih dokumenata u adaptiranoj zgradi trebaju biti izolirane od ostalih prostorija koji se nalaze u ovoj zgradi. Takođe, nije dozvoljeno smeštanje arhive u prostorije zgrade u kojima se nalaze službe javnog ugostiteljstva, organizacije koje skladište hemikalije ili opasne materije, skladišta hrane.
Korak 3
Locirajte arhivu organizacije u zgradi prilagođenoj ili posebno izgrađenoj za čuvanje zapisa. Prostorija se mora ukloniti sa opasnih predmeta u skladu s vatrostalnom sigurnošću. Oni, na primjer, uključuju parkirališta, benzinske pumpe, garaže. Takođe, ne bi trebalo biti predmeta koji zagađuju zrak u blizini prostorija arhive preduzeća.
Korak 4
Pri odabiru prostorije prikladne za organizaciju arhive, uzmite u obzir da je za normalan rad arhive potrebno nekoliko zasebnih prostorija: arhiva; soba za prijem dokumenata; prostorije za upotrebu pohranjenih dokumenata; radna soba za zaposlene u arhivu.
Korak 5
Sklonite arhivsko skladište dalje od laboratorija, domaćinstva i industrijskih prostorija. Istovremeno, obratite pažnju da sa sobom nema zajedničke ventilacijske kanale i da je odvojen od susjednih prostorija vatrootpornim zidovima i plafonima s ograničenjem vatrootpornosti od najmanje dva sata. Takođe, u arhivskoj sobi isključeno je polaganje kanalizacionih i vodovodnih cijevi.
Korak 6
Izraditi za organizaciju skladištenja "Propise o čuvanju dokumenata" i odobriti ga glavom. Pored toga, po nalogu šefa, treba imenovati osobu koja će biti odgovorna za arhivu. Takođe, stvara se posebna stručna komisija koja će povremeno vršiti ispitivanje dokumenata na usklađenost sa njihovim rokovima čuvanja.
