Pravilno čuvanje dokumenata važan je element uredskog rada. Prije slanja papira u arhivu, moraju se trepnuti. Da biste to učinili, trebali biste znati osnovna pravila za arhiviranje slučajeva.
Neophodno je
- - šilo;
- - igla;
- - oštra nit;
- - ljepilo.
Instrukcije
Korak 1
Numerišite sve listove crnom olovkom. Broj se nalazi u gornjem desnom uglu. Postavite dokumente hronološkim redoslijedom, počevši od najstarijeg. Ako postoje koverte s priloženim dokumentima, trebate numerirati kovertu, a zatim svaki dokument u njoj.
Korak 2
Uklonite sve spajalice i ostale metalne dijelove. Ako vaš dokument nema marginu za prijavu, zalijepite ga na papir. Pripremite sve papire za šivanje tako što ćete temeljiti četiri uboda i staviti ih u kartonsku koricu.
Korak 3
Snopovi dokumenata moraju biti stegnuti stezaljkom, probušeni šilom ili izbušeni posebnim uređajem za šivanje dokumenata. Bez uklanjanja stezaljki, sašite papire dugačkom iglom grubim koncem, kanapom ili trakom.
Korak 4
Za pravilno šivanje potrebno je iglu provući sa zadnje strane u rupu koja je druga po redu, provući iglu uz zadnju stranu i ponovo se vratiti u drugu rupu. Nakon toga, iglu treba iznijeti na prednju stranu i zašiti drugu rupu, ali već odozgo. Navoj se izvlači sa zadnje strane, a njegova dva kraja su učvršćena tako da se repovi navoja mogu zapečatiti papirom (paus papir).
Korak 5
Pečat organizacije stavlja se na papir zalijepljen za niti, a službenici (direktor, glavni računovođa) također potpisuju. Na kartonsku koricu zalijepljen je inventar dokumenata koji se stavljaju u snop. Treba navesti naziv organizacije i njene strukturne jedinice, staviti datum, naznačiti period čuvanja dokumenata i arhivsku šifru, ako je usvojena u vašoj organizaciji.
