Prijenos bilo kakvih dokumenata u arhivu regulisan je Federalnim zakonom br. 125-F3 "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji". Dokumenti moraju biti pripremljeni, opisani, arhivirani i numerirani. To se mora učiniti u roku od 12 mjeseci od datuma zaključenja slučaja.
Potrebno
- - folder;
- - vezivo;
- - jednostavna olovka;
- - dokumentacijski inventar;
- - prenos inventara.
Instrukcije
Korak 1
Da biste dokumente prenijeli u arhivu, rasporedite ih redom. Redoslijed gniježđenja mora biti kronološki. Na primjer, ako upućujete na krivični slučaj, tada će prva stranica biti kopija sudskog naloga, druga će biti preliminarna odluka, a sljedeća istraga slučaja, počevši od završetka. Ako dokumente prenesete iz kadrovskog odjela u arhivu, tada je prvi list zahtjev za otkaz, drugi je nalog za otpuštanje, treći su svi dokumenti po datumu od kraja.
Korak 2
Numerišite sve listove koji počinju brojem jedan prema redoslijedu rasporeda. Napravite numeriranje jednostavnom olovkom, ali jasno. Napravite popis dokumenata, na kraju napišite koliko ste brojeva i stranica dobili, stavite svoj potpis, datum sastavljanja inventara, pečat organizacije, potpis rukovodioca.
Korak 3
Sve listove pričvrstite vezivom, na vrh priložite inventar. Na fasciklu stavite slovni kod s prezimenom građanina kojim prenosite predmet i godinu prenosa dokumenata u arhivu. Godina bi trebala biti ista u kojoj je slučaj završio.
Korak 4
Napravite zasebnu mapu za svaki slučaj, ili stavite sve slučajeve u toku jedne godine u jednu veliku mapu i napravite opći natpis na kodu i slovnom kodu, odnosno samo slučajevi onih građana kojima prezime počinje istim slovom stavite u jedan folder. Ali ako ispunjavate određeni broj dokumenata u jednoj velikoj mapi, broj uobičajenih listova ne bi trebao biti veći od 250.
Korak 5
Prije prenošenja predmeta u arhivu, sastavite inventar prijenosa. Prva kolona inventara namijenjena je unošenju serijskih brojeva svih predmeta, druga za indekse u nomenklaturi. U treći stupac unesite naziv svih naslova, u četvrti - datum prenosa, u peti - broj listova, u šesti - utvrđeni rokovi čuvanja predmeta u arhivi, u sedmi stupac, unesite sve dodatke i napomene. Najčešće se popunjava sedmi stupac ako iz nekih razloga u dokumentima nedostaju listovi ili ako ste ih odmah pogrešno unijeli u popis dokumenata i izvršili promjene.
