Registracija dokumenata za predaju u arhivu vrši se nakon kraja godine. Dakle, dokumenti se pripremaju za čuvanje u vezi sa utvrđenim pravilima. Ovisno o vremenu čuvanja, kao i vrijednosti dokumenata, predmeti se dovršavaju u potpunosti ili po pojednostavljenom sistemu.
Instrukcije
Korak 1
Napravite listu slučajeva za dokumente o privremenom skladištenju (do 10 godina uključujući). Provjerite ispravnost formiranja predmeta (postoje li dokumenti s trajnim rokom čuvanja). Ostavite predmete u mapama, oni bi trebali biti sistematizirani prema nomenklaturi predmeta i ne trebaju ih numerirati. Predmeti se predaju arhivi prema nomenklaturi predmeta.
Korak 2
Za slučajeve dugotrajnog skladištenja (preko 10 godina) provodi se sljedeće:
1. Vezivanje kućišta (ušivano u tvrdu mapu ili poklopac jakim koncem u četiri rupe ili se može vezati).
2. Numeriranje listova (izvodi se crnom grafitnom olovkom u gornjem desnom uglu, bez dodirivanja teksta dokumenta).
3. Izrada natpisa za ovjeru (naznačite koliko je listova obrubljeno, ima li oštećenja, znak i datum).
4. Izrada internog popisa dokumenata (za slučajeve sa posebno vrijednim dokumentima, lične, sudske i istražne slučajeve, itd.). Na kraju popisa navedite broj dokumenata u predmetu i broj listova popisa.
5. Registracija svih detalja na naslovnici predmeta (naziv ustanove, strukturne jedinice, službeni indeks predmeta, naslov predmeta, rok trajanja predmeta).
Korak 3
Napravite inventar dokumenata trajnog ili dugotrajnog skladištenja. Trebalo bi da sadrži pojedinačni broj predmeta, kao i njegov sadržaj i sastav u naslovu predmeta. Inventar takođe mora naznačiti period čuvanja predmeta. Navedite broj predmeta i broj prvog i posljednjeg predmeta, potpis i datum. Za osobne slučajeve sastavlja se poseban popis.
Korak 4
Pošaljite pripremljene datoteke u arhivu. Arhivski službenik u vašem će prisustvu provjeriti broj predmeta prema nomenklaturi ili popisu, izvršiti potvrdu, označiti brojeve nestalih predmeta, odrediti datum prihvatanja i prijenosa predmeta. Popis je potvrđen potpisima osoba koje su vršile prenos i prihvatanje predmeta.
