Ogromnim i odvojenim područjem arhivskog rada smatraju se ona pitanja koja se odnose na pripremu dokumenata za njihovu dostavu u arhiv organizacije. Zbog toga zaslužuju ozbiljnu pažnju, jer se u ovoj fazi rada s dokumentima često prave razne metodološke i praktične greške, što u budućnosti može prouzrokovati negativne posljedice u radu arhive.
Instrukcije
Korak 1
Svi poslovi vezani za prenos dokumenata u arhivu, uključujući i kadrovske, obično se dijele u sljedeće faze: - prije svega, potrebno je izvršiti formiranje dokumenata u trenutnoj produkciji i nakon njenog završetka;
- nakon formiranja predmeta, oni moraju biti sastavljeni u skladu sa svim utvrđenim pravilima;
- zatim provesti ispitivanje vrijednosti i pripremiti se za arhivsko skladištenje;
- izvršiti popis svih dokumenata prenesenih u arhivu organizacije;
- u posljednjoj fazi prenesite službene papire u arhivu organizacije.
Korak 2
Prvo, trebali biste izvršiti pravilno formiranje dokumenata koji se odnose na osoblje u određenim kompleksima, odnosno u slučajevima. U posebnim mapama takvi službeni papiri trebaju se formirati kao nalozi za različite aspekte aktivnosti zaposlenih u preduzeću, za osoblje koje ima različite vremenske okvire predviđene za njihovo skladištenje. Ova faza se mora provesti, jer su dio naloga koji se odnose na osoblje posvećeni isključivo važećim pitanjima koja utječu na mjesto rada, kao i bonusima zaposlenicima i premještanju na radno mjesto. Ova vrsta papira mora se čuvati u arhivi preduzeća najmanje sedamdeset i pet godina. U isto vrijeme, većina naredbi koje se odnose na sastav ličnog, odražavaju operativna pitanja zaposlenih u kompaniji: naredbe za službena putovanja, dežurstva, odmore itd. Takvi dokumenti trebali bi se čuvati pet godina. Da bi se olakšalo korišćenje pretraživanja i olakšalo rad u raznim slučajevima, trebalo bi formirati radove petogodišnjeg i sedamdesetpetogodišnjeg perioda.
Korak 3
Potrebno je pravilno formirati lične račune zaposlenih u preduzeću i svih zaposlenih, koji se odnose na podatke o platama strogo po abecednom redu. Svi papiri u lične mape trebaju biti poredani samo kronološkim redoslijedom prema datumu prijema. Takođe je potrebno za sve radove koji se nalaze u fascikli sastaviti arhivski inventar, koji sadrži detalje kao što su: - naziv rada;
- serijski broj rada uključenog u inventar;
- broj listova u dokumentu;
- datum i broj dokumenta (ako je potrebno);
- sažeti zapis o broju listova papira uključenih u lični dosije;
- Bilješka.
