Lični dosijei svih penzionisanih i penzionisanih zaposlenih moraju se poslati u arhivu na čuvanje (član 17. Saveznog zakona br. 125-F3). Zaposleni u kadrovskom odeljenju dužan je da pripremi fascikle sa dokumentima i prenese ih ovlašćenom radniku arhive iz ruke u ruku.
Potrebno
- - fascikle;
- - vezivo;
- - olovka;
- - inventar;
- - prenos inventara.
Instrukcije
Korak 1
Pre predaje ličnih dosijea u arhivu, pažljivo pripremite sve raspoložive dokumente koji su ostali u kadrovskom odeljenju nakon otpuštanja zaposlenih. Zakonom se utvrđuju određeni rokovi u kojima je potrebno imati vremena za prenos ličnih dosijea zaposlenih na arhivsko čuvanje. Ne bi trebalo da prelaze 12 meseci nakon što je otkaz izvršen.
Korak 2
Složite svaku osobnu datoteku obrnutim kronološkim redoslijedom. Ako je tokom zaposlenja prva stranica bila prijava koju je zaposlenik napisao za posao, u arhivskim dokumentima prva stranica će biti ostavka.
Korak 3
Svi listovi presavijeni u pravom redoslijedu, arhivirajte ih vezivom, rednim brojem. Napravite popis na posebnom listu. Unesite sve vezane stranice svoje osobne datoteke pod serijski broj.
Korak 4
Priložite inventar na vrh svih stranica. Ako osobni dosije ispunjavate za svakog zaposlenog posebno, stavite ga u kartonsku mapu, velikim tiskanim slovima napišite prvo slovo prezimena zaposlenika i godinu otkaza.
Korak 5
Prilikom prenošenja predmeta u arhivu, dozvoljeno je staviti nekoliko slučajeva umirovljenih zaposlenika u jednu mapu, ali broj listova u njoj ne smije prelaziti 250. U jednu mapu stavite slučajeve umirovljenih zaposlenih u jednoj godini čija imena počinju s istim slovom. Takva registracija ličnih dosijea najčešće se koristi u velikim preduzećima, u kojima tokom godine prođe veliki protok osoblja.
Korak 6
Za sve pripremljene slučajeve sastavite obrazac za transfer koji ima objedinjeni obrazac. U stupac br. 1 zapišite serijski broj svakog predmeta, u stupac br. 2 - indeks svakog predmeta prema nomenklaturi, br. 3 - naziv naslova predmeta, br. 4 - datumi, Br. 5 - broj listova prenesenih za svaki slučaj posebno, br. 6 - rokovi čuvanja, br. 7 - dodaci ili postojeće napomene.
