Jedinica za interakciju s medijima nije uvijek inicijalno uključena u organizacionu strukturu organizacije. Spremnost za rad u medijskom prostoru dolazi s razvojem organizacije. U takvim slučajevima, unajmljeni pres-sekretar mora od početka organizirati pres-službu i uspostaviti njen sistematski rad.
Ako organizacija nikada ranije nije radila na polju medija, novozaposleni kustos pres službe mora proći ozbiljnu obuku u sljedećim oblastima:
- izbor ključnih zvučnika;
- uspostavljanje rada sa strukturnim jedinicama za pružanje informacija pogodnih za objavljivanje u medijima;
- tehnička opremljenost pres službe i prvi medijski plan
Od menadžmenta do medija
Svaka od naznačenih tačaka može potrajati značajno vrijeme dok se u potpunosti ne primijeni. Međutim, ako govorimo o prioritetima, tada bi glavna stvar trebala biti potraga za ključnim govornicima organizacije. Da bi privukli medije i natjerali ih da vide ne samo oglašivača u organizaciji, već i doušnika, bit će potrebno raditi s čelnicima organizacije. Među njima - generalni direktor, ured zamjenika, šefovi odjela i odjeljenja u određenim oblastima. Ti ljudi bi trebali jasno razumjeti potrebu za komunikacijom s medijima, razumjeti važnost svakog komentara i sistematski rad u ovoj oblasti uopšte.
Često se i najzanimljiviji za medijske aktivnosti govornik osjeća neugodno i posramljeno u komunikaciji s novinarima. Uklanjanje ovih prepreka zadatak je kustosa pres službe. To se može postići demonstriranjem dosijea za novinare sa primjerima najboljih javnih nastupa već poznatih medijskih ličnosti.
Interni doušnici
Pored menadžmenta, svi šefovi odjela i odjela trebaju biti informirani o medijskim ciljevima i ciljevima kompanije. Bolje je to učiniti tokom sljedećeg sastanka, tokom kojeg bi uprava trebala postaviti zadatak pružanja punih informacija pres službi. Svi članovi tima trebali bi shvatiti da ta odgovornost nije hir tiskovnog sekretara, već novi strateški zadatak menadžmenta.
Da biste uspostavili produktivnu interakciju sa odjelima, potrebno je, bez čekanja da se pruže informacije, pokušati uroniti u njihov rad iznutra. Tromjesečni izvještaji odjeljenja, komunikacija s upravom i direktnim izvršiteljima pomoći će u tome. Biti prijatelj sa svima i biti otvoren za nove informacije jedan je od ključeva efikasnog rada pres službe.
U procesu rada sa određenim segmentima kompanije, možda će biti teško davati informacije u kontinuitetu. Često je to zbog zapošljavanja specijalista u odjelima u direktnoj djelatnosti. Neproduktivno je prikrivati nezadovoljstvo što kolege informativne zadatke kompanije smatraju ispod glavnih odgovornosti. Stoga je vrijedno pokrenuti pitanje stvaranja internih propisa za podnošenje informacija s određenom učestalošću. A kako interni korporativni odnosi ne bi patili od toga, pres-sekretar bi trebao direktno kontaktirati upravu odjela sa zahtjevom za pružanje direktnog pristupa informacijama za njihovu obradu, kako ne bi zaposlenike odjela preopteretio poslom. Tipično, rukovoditelji pozdravljaju ove inicijative.
Prvi korak do publiciteta
Po završetku interne pripreme započinje faza dostizanja javnog nivoa. To će zahtijevati proučavanje masovnih medija, koji potencijalno mogu postati medijske platforme za objavljivanje informacija o kompaniji. Ovisno o strateškim ciljevima, tajnik za tisak ne bi trebao biti ograničen na specijalizirane publikacije. Među potencijalne informativne partnere mogu se sigurno uvrstiti novinske agencije na lokalnom, regionalnom i saveznom nivou, televizija, radio itd.
Ne potcjenjujte platforme koje, iako nemaju status medija, u efikasnosti često nadmašuju svoje informativne kolege. To su blogeri, grupe i zajednice na društvenim mrežama, informativnim web lokacijama itd.
Neće biti suvišno razmišljati o aktivnosti kompanije na društvenim mrežama bez posrednika. Niko se ne može nositi s tim zadatkom bolje od press centra koji poznaje rad kompanije iznutra i izvana.
Paralelno s pripremnim radom, sekretar za štampu morat će sastaviti listu potrebnih tehničkih sredstava za rad. Pored standardnog seta kancelarijskog materijala, ovo je kamera, diktafon, tvrdi diskovi za čuvanje materijala.
Prvi medijski plan - strategiju objavljivanja kompanije za blisku budućnost - treba izraditi s očekivanjem da će mediji biti oprezni prema informacijama iz ranije nepoznatog izvora. Ovo u početku može objasniti veliki broj publikacija na komercijalnoj osnovi. Detalji o kraju moraju se dogovoriti sa višim rukovodstvom.
