U velikim organizacijama većina posjetitelja obično dobije potrebne informacije od sekretarijata. Kakav će utisak o komunikaciji ostaviti pomoćnik menadžera? Hoće li klijent željeti ponovo nazvati? Hoće li zainteresirana osoba dobiti sveobuhvatne odgovore na svoja pitanja? Da biste bili sigurni u pozitivne osobine sekretara, morate se odgovorno pripremiti za prvi sastanak i kompetentno organizirati i obaviti intervju.
Instrukcije
Korak 1
Tajnica je zaštitno lice kompanije. Prije svega, procijenite izgled podnosioca zahtjeva. Uostalom, nisu ni za šta što kažu da ih dočekuje odjeća, već ih prati njihov um. Koliko uredno i ljubazno izgleda sekretarica, može uvelike doprinijeti dobijanju potrebnog ugovora ili pregovaranju o predstojećim pregovorima. Ako imate vlastiti "imidž", pokušajte poslušati svoju intuiciju. Ako odobrite u položaju osobe koja vam stvara interne kontradikcije, tada će vjerojatno biti teško surađivati s njom, jer sekretar nije samo lice kompanije, već i desna ruka menadžera. Međutim, nemojte odmah odobriti nekoga tko će vas obradovati svijetlim, lijepim izgledom. Lijepa slika može brzo postati dosadna, a papiri će ostati ne sastavljeni.
Korak 2
Tokom razgovora pažljivo slušajte: sekretar će komunicirati s klijentima, voditi telefonske razgovore i sastavljati pisma. Njegov govor trebao bi biti kompetentan, završeci dosljedni i ton blagonaklon. Obratite posebnu pažnju na prisustvo takozvanih parazitskih riječi u govoru. Ako je monolog podnosioca prijave prepun nepotrebnog „tako da to znači“, „tako reći“, „ovaj“, „dobro“, onda je malo verovatno da ćete postići odsustvo ovih izraza u poslovnom okruženju. Upotreba žargona i slenga smatra se neprihvatljivom, osim ako sami dopustite da razgovor pođe neformalnim tokom.
Korak 3
Zamolite tajnicu da ukuca diktat. Dakle, provjeravate tri važne kvalitete odjednom: brzinu ispisa, pismenost i vještine osobnog računara. Namjerno pravite stilske greške i posmatrajte reakciju podnosioca zahtjeva. Ako uljudno savjetuje najprikladniji način konstrukcije fraze, označite to sebi "plus".
Korak 4
Pažljivo proučite životopis sekretara. Obratite pažnju na prethodne poslove, pitajte podnosioca molbe o razlozima odlaska. Pristojna i pametna osoba nikada neće nepristrano govoriti o bivšem vođi, "bacati blato" na tim ili pričati o vlastitim greškama. Najprihvatljiviji odgovor koji možete čuti je neusklađenost očekivanja plata. Istaknite ključne riječi u tekstu životopisa i u priči sagovornika: točnost, urednost, otpornost na stres, društvenost, pristojnost. Imajte na umu da je sekretar često veza između različitih odjela organizacije; i raspoloženje menadžera i udobnost, prijateljska atmosfera i red u cijelom uredu mogu ovisiti o njegovim profesionalnim i ličnim kvalitetama.
