Postoji takav koncept "poslovnih običaja". Prema ovoj prostranoj definiciji - sve tradicije usvojene u okruženju službenih poslovnih odnosa. Službena prepiska ostaje jedan od glavnih mehanizama poslovne interakcije. Službenici, privrednici i javne organizacije komuniciraju putem poruka pripremljenih u skladu sa opštim pravilima.
Razlog pisanja
Koliko god pripremna faza sastavljanja službene žalbe izgledala dosadno i beznačajno, ona se ne može zanemariti. Razlog za pripremu dokumenta treba biti jasno formulisan.
Prije sastavljanja službenog pisma, važno je precizno odrediti adresata. Nakon utvrđivanja predmeta poruke, potrebno je provjeriti da li ovo pitanje spada u opseg adrese primaoca. Ako sumnjate, pitanje kompetentnosti bolje je ispitati u propisima i drugim normativnim dokumentima organizacije.
Vrsta zahtjeva
Nakon utvrđivanja teme i adresata, trebali biste razmisliti o vrsti žalbe.
Po potrebi treba napisati službeno pismo:
- Obavijestite adresata. Najčešće se bilteni šalju od primatelja nižeg nivoa do primatelja višeg nivoa;
- Obratite se adresatu sa testom, koji podrazumijeva daljnje radnje s njegove strane. Tako se okreću ili nadređenoj osobi ili jednakom položaju;
- Dajte zadatak. Ova vrsta adrese pogodna je samo za obraćanje podređenom.
Pojedinci koji kontaktiraju vlasti, preduzeća ili druge strukture najčešće koriste oblik zahtjeva-zahtjeva.
Oblik službene žalbe
Zbog teških uvjeta službene i poslovne interakcije oblik žalbi nije niži od sadržaja. Da bi pismo stiglo do adresata i da se ne bi izgubilo u labirintima ureda, mora biti sastavljeno prema svim pravilima.
Organizacije sastavljaju slova na službenim zaglavljima, dodjeljuju odlazni broj i navode datum. Da biste odmah razjasnili žalbena pitanja, važno je navesti puno ime i kontakt podatke dobavljača. Pojavljuju se na zadnjem listu slova u podnožju.
Pojedinci na praznim listovima A4 sastavljaju prijave u mašini, a u rijetkim slučajevima i rukom.
Za organizacije su u zaglavlju žalbe naznačeni samo položaj i ime adresata, tj. podaci o autoru žalbe i detalji za kontakt navedeni su na službenom obrascu. Pojedinci će zaglavlje morati dopuniti vlastitim podacima, uključujući broj telefona za kontakt i adresu na koju se mora poslati odgovor.
S lijeve strane naznačeni su detalji pisma, a ispod slova teme žalbe: "O nagrađivanju", "O pružanju informacija", "O ličnom sastanku" itd.
Stil službene žalbe
Službeni poslovni stil koristi se za sastavljanje službenih pisama. Glavni principi ovog stila su dosljednost, nedvosmislenost i jasnoća prezentacije. U poslovnoj korespondenciji neprihvatljive su kolokvijalne formulacije, upotreba narodnih govora, a da ne govorimo o psovkama i psovkama. Čak i najnemirljiviji događaji u službenoj prepisci trebaju biti predstavljeni u neutralnom tonu bez ikakvih emocionalnih boja.
Dobra je praksa slijediti jasnu i logičnu strukturu rečenica i pasusa. To čitatelju uvelike pojednostavljuje percepciju informacija.
Struktura službene žalbe
Službeno pismo započinje žalbom: ". Nakon toga slijedi preambula u kojoj treba odgovoriti na pitanje: "Zašto se piše žalba, u ime koga i iz kojeg razloga." To bi moglo izgledati ovako:
«».
«».
Nakon općeg do određenog, uvodi se objašnjavajući dio koji odražava specifičnosti. Ako je napisana žalba - hronološka suština sukoba. U pozivnim pismima objašnjeni dio sadrži informacije o mjestu, datumu i vremenu događaja, njegovim organizatorima i obliku sudjelovanja adresata.
Svaka službena žalba završava se izravnim navođenjem zahtjeva. Na primjer: ", ", " itd.
