Bilo koji uredski radnik prije ili kasnije suočen je s potrebom da napiše službeno pismo. Poslovni bonton naglašava da je završetak pisma jednako važan kao i početna točka vaše poruke.
Neophodno je
tačna adresa primaoca, koverta, kopije dokumenata u prilogu pisma
Instrukcije
Korak 1
Pročitajte ono što ste napisali prije nego što započnete završni dio pisma. Provjerite da li u tekstu postoje gramatičke i pravopisne pogreške, mrlje i netočnosti. Ako vas sadržaj pisma u potpunosti zadovoljava, u zadnjem odlomku ponovite glavnu tezu svog pisma još jednom u jezgrovitom i razumljivom obliku. Dakle, rezimirate svoju poruku, olakšavajući adresatu pripremu i pisanje odgovora.
Korak 2
Ako je uz službeno pismo potrebno priložiti kopije dokumenata, nakon odlomka odmaknite se nekoliko redaka i u koloni „prilog“naznačite listu dokumenata. Lista mora biti numerirana. Uz pismo priložite fotokopije dokumenata onim redosledom kojim su naznačeni na listi.
Korak 3
Završite službeno pismo uljudnim i ispravnim obraćanjem govora, na primjer, poput: "Nadam se plodnoj saradnji." Takođe, u poslu je uobičajeno da se slova završavaju uz pomoć fraza kao što su "s poštovanjem", "iskreno vaše", "s poštovanjem". Dalje, obavezno stavite svoje inicijale i datum. Ne zaboravite potpisati pored svog prezimena nakon ispisa teksta.
Korak 4
Počnite puniti kovertu. Adresa primatelja je napisana u donjem desnom uglu, adresa pošiljatelja je napisana u gornjem lijevom uglu. Obavezno unesite tačan poštanski broj, u tom slučaju će pismo brže stići do adresata.
Korak 5
Bolje je službena pisma slati poštom u obliku preporučenih pisama sa potvrdom o prijemu. U ovom slučaju imat ćete dokaze o primanju pisma od strane adresata.
