Poslovna korespondencija sastavni je dio mnogih proizvodnih procesa. Značajno mjesto u njemu zauzimaju odgovori na zvanične apele različitih organizacija, uključujući one koji kontrolišu. Za takva pisma potreban je službeni poslovni stil, što je sasvim prihvatljivo, štoviše, poželjni su birokratski preokreti. U njima nema mjesta emocijama, čak i ako su tvrdnje da je žalba koju ste dobili neprimjerene.
Potrebno
- - kompjuter;
- - pristup Internetu ili štampač;
- - zaglavlje kompanije;
- - pošta, kurir ili lična posjeta adresi (ne u svim slučajevima);
- - tekst pisma na koje odgovarate.
Instrukcije
Korak 1
Koristite zaglavlje za pisanje odgovora. Ne zaboravite pismu dodijeliti odlazni broj, registrirati ga kod sekretara ili u uredu i unijeti datum.
Korak 2
Odgovor uputite osobi čiji se potpis nalazi ispod pisma. Obično predstavlja naslov i prezime s inicijalima. Pokušajte saznati njegovo ime i prezime. Učinite to putem Interneta ili putem telefonskog poziva direktno u organizaciju od koje je pismo stiglo. Obično su na dnu službenog pisma prezime izvođača i njegov broj telefona. Ove će informacije biti korisne za daljnju interakciju ako se ukaže potreba. Međutim, odgovor bi trebao biti usmjeren na ime osobe čiji je potpis pod žalbom koja vam je stigla. Njegovi su inicijali dovoljni u "zaglavlju" odgovora. Ali pismo mora početi adresom po imenu i prezimena: "Dragi Ivane Ivanoviču!"
Korak 3
Na samom početku odgovora navedite izlazne podatke pisma. Obično službene žalbe sadrže odlazni broj, datum je obavezan. Općenito prihvaćena formulacija prve fraze: "Kao odgovor na vaše pismo (žalba, zahtjev za informacijama, zahtjev, žalba - ovisno o situaciji) br. Tako i tako od takvog i takvog broja, smatramo potrebnim (opcija - mi može) prijaviti sljedeće."
Korak 4
Zatim odgovorite na pitanja koja se nalaze u pismu istim redoslijedom kojim su navedena u njemu.
Korak 5
Ako su, prema vašem mišljenju, bilo kakve tvrdnje ili zahtjevi koje je autor pisma iznio prema vama lično ili prema vašoj organizaciji nezakoniti, naznačite da ne mogu biti zadovoljeni i objasnite razlog pozivajući se na odredbe važećeg zakonodavstva, koje u mišljenje, kontradiktorno.
Korak 6
Koristite frazu "Pozdrav" na kraju odgovora. To ćete morati učiniti, čak i ako mislite da adresat nije vrijedan poštovanja. Međutim, nije potrebno demonstrirati ovo mišljenje. Ne zaboravite uključiti i svoj naslov, prezime i inicijale. Ako predajete papirnati odgovor, stavite svoj potpis ispod njega.
