Službeno pismo je uobičajeni način za obavještavanje trećih strana putem pošte. Koristi se kada je potrebno imati pisanu potvrdu o prijenosu važnih informacija partneru ili kada je nemoguće koristiti druge vrste komunikacije. Ovaj dokument ima mnogo vrsta, ali postoje opća pravila koja se moraju uzeti u obzir prilikom pripreme takvog pisma.
Potrebno
Dopisnica
Instrukcije
Korak 1
Za početak nabavite zaglavlje organizacije posebno dizajnirano za ta pisma. Njegova glavna razlika od standardnog zaglavlja je prisustvo poštanskih podataka zajedno s bankovnim podacima. Ako to nije slučaj u vašem preduzeću, pripremite svoju verziju. Ovdje postavite logotip i navedite naziv organizacije, bankovne podatke, poštansku adresu, telefone, faks i e-mail za komunikaciju.
Korak 2
U gornjem desnom uglu navedite adresata pisma (naziv kompanije, poštanska adresa, radno mjesto, puno ime šefa). Ako je pismo adresirano na nekoliko organizacija, njihove se adrese postavljaju jedna za drugom, ali ne više od četiri zaredom i bez navođenja vođa. Sada idite direktno na tekst pisma, jer ovaj dokument ne piše svoje ime (za razliku od akata, dopisa itd.). Umjesto toga, možete ukratko navesti predmet pisma, suštinu vaše žalbe - "o kašnjenju s plaćanjem", "o promjeni uvjeta" itd.
Korak 3
Tekst pisma treba biti u poslovnom stilu. Iznesite suštinu što je moguće kraće i tačnije kako biste izbjegli zabunu prilikom prenošenja važnih informacija. Jedno pismo treba da se bavi jednim pitanjem. Ne pokušavajte riješiti sve probleme između vas i vašeg partnera jednim pismom. Svaka bi se trebala razmatrati odvojeno, jer mogu biti različiti izvođači, a osim toga, to može biti važno u slučaju sporova koji zahtijevaju odluku na sudu. U skladu s tim, najbolje je ne prikazivati volumen pisma duže od jedne stranice.
Korak 4
Na kraju, navedite sve dodatne dokumente u odjeljku Dodaci. Ostavite mjesto za potpis menadžera i dešifrirajte njegov potpis u zagradama (prezime, inicijali). Obavezno navedite puno ime izvođača i telefonski broj ureda za komunikaciju. Potpišite original sa supervizorom i registrujte pismo kod sekretara organizacije kao odlazni dokument.
