U eri računarske tehnologije partneri sve više komuniciraju na daljinu, preferirajući da ne troše vrijeme na lične sastanke i pregovore. Stoga ne čudi da poslovna korespondencija nije od male važnosti u životu modernog menadžera. Održavanje ispravnosti zadatak je svakog uredskog radnika.
Instrukcije
Korak 1
Ako na poslu morate komunicirati s kupcima ili dobavljačima, onda, naravno, često morate pisati formalna pisma. To nije tako lako kao što se čini na prvi pogled: poslovna prepiska je ispunjena mnogim zamkama, koje se moraju zaobići kako biste zadržali reputaciju kompetentnog partnera. Ako nije moguće pohađati kurs umijeća poslovne korespondencije, slijedite donja pravila.
Korak 2
Službeno pismo mora biti registrovano. Uradite to prije nego što ga počnete sastavljati i stavite broj na predviđeni prostor (obično u gornji lijevi kut, ispod logotipa kompanije, ako ga ima). U gornjem desnom uglu navedite adresata. Započnite s naslovom, a zatim unesite prezime (ili prezimena ako je pismo namijenjeno više osoba). Položaji bi trebali biti navedeni u hijerarhijskom redoslijedu, tj. prvo dolazi, na primjer, direktor, zatim njegov zamjenik, pa šefovi službi i odjela.
Pod imenima adresata navedite naslov i ime pošiljaoca. Ne zaboravite: prijedlog "od" se u ovom slučaju ne koristi; ovo je jedna od čestih grešaka! Zatim navedite temu pisma i datum sastavljanja. Tema pisma treba da bude jasna o čemu će ovaj dokument govoriti; iznesite to jasno i jasno.
Korak 3
Tekst pisma započinje žalbom. Ako je adresirano na jednu osobu, prijavite se imenom i prezimenom ili, alternativno, prezimenom: "Dragi gospodine Ivanov." Ni u kom slučaju ne dopustite upoznavanje pisma, čak i ako ste lično upoznati sa adresatom i ako ste s njim u vezi "na kratkoj nozi". Zapamtite da je ovo službeni dokument, on se mora pohraniti u arhivu i može se koristiti u radu čak i nekoliko godina kasnije.
Tekst pisma mora biti jasan i razumljiv. Ne širite „misli duž drveta“, ne ispunjavajte pismo nepotrebnim detaljima, ne navodite dobro poznate činjenice. Ništa nije dosadnije od gubljenja vremena na čitanje dokumenta, čije bi se cijelo značenje moglo staviti u 4 rečenice, ali morate pročitati 4 lista. Svoje prijedloge formulirajte kratko i razumljivo, ako vam trebaju objašnjenja, stavite ih u obliku priloga i priložite uz pismo.
