Na kraju sastanka treba izraditi protokol kako bi se utvrdio dnevni red sastanka, donesene odluke, uslovi pod kojima će se provoditi itd. Važno je sastaviti zapisnik odmah nakon sastanka, a ne odgađati "za kasnije". Dobro je ako profesionalna tajnica može voditi zapisnik. Međutim, ako to nije slučaj, to mogu učiniti i druge osobe koje znaju određena pravila vođenja zapisnika sa sastanaka.
Instrukcije
Korak 1
Osoba koja vodi zapisnik sa sastanka mora biti svjesna svih odluka prošlih sastanaka kako bi razumjela logiku donesenih odluka. Ako na sastanku vodite zapisnik, napravite kopije zapisnika sa nekoliko prethodnih sastanaka. Na sastanku odmah dokumentujte tačke dnevnog reda.
Korak 2
Pored svake tačke dnevnog reda zapišite sve misli izražene tokom sastanka. To se može učiniti na kratko, jer će se zapisnici dorađivati ne tokom sastanka, već nakon njega. Poanta ovih bilješki je da s njima nećete propustiti niti jednu važnu izrečenu misao. Takođe zapišite imena onih koji govore, da biste se sjetili ko je šta rekao i na koju temu. Iz izjava pišite samo činjenice, a ne lična mišljenja ili pretpostavke.
Korak 3
Samo izvršavanje protokola trebalo bi se obaviti odmah nakon sastanka, kako se ne bi zaboravile važne tačke ili se podaci ne bi izgubili. Zapisnik treba sadržavati kratki opis sastanka u poslovnom stilu. Da biste to učinili, koristite indirektni govor, napišite sve u prošlom vremenu: "II Ivanov je primijetio da …".
Korak 4
Sadržaj protokola treba da se sastoji od:
1. "kape" koje označavaju svrhu i datum sastanka, ponekad ukazuju i na vrijeme početka sastanka;
2. spiskovi prisutnih i neprisutnih;
3. sažetak donesenih odluka - naznačujući inicijatore tih odluka.
