Potok je službeni dokument koji je potreban za precizno bilježenje onoga što se događa tijekom rasprave. Sada se protokoli čuvaju čak i na poslovnim sastancima i pregovorima. Ovaj dokument sadrži dosljednu evidenciju svih pitanja o kojima je raspravljala komisija i odluka donesenih kronološkim redoslijedom. Ako ikada budete imali posla sa sječom, imajte na umu da se priprema ovog dokumenta odvija u nekoliko faza.
Instrukcije
Korak 1
Trening. Registrirajte sve učesnike sastanka, navedite, ako je moguće, abecednim redom, njihova imena, radna mjesta. Trebali biste što preciznije, bez uobičajenih skraćenica, takve podatke prikazati u protokolu.
Korak 2
Metode za sastavljanje protokola. Sve ovisi o tome kako je uobičajeno bilježiti informacije o sastancima komisije u određenoj organizaciji ili kompaniji: bilo da se radi o stenografiji, ili zvučnom zapisu, ili rukom napisanim bilješkama. Ovisno o tome, morat ćete sastaviti protokol, prepisujući transkript ili zvučni zapis, plus apstraktni sadržaj izvještaja koji su bili na dnevnom redu.
Korak 3
Protokoli su cjeloviti i sažeti. Ako niste unaprijed upozoreni o tome koji je uzorak protokola usvojen u organizaciji, tada sami možete odlučiti što će biti prikladnije.
Korak 4
Prilikom sastavljanja cjelovitog protokola morat ćete voditi evidenciju svih govora i izvještaja, karakterizirajući svaki od njih barem tezu. A kratki protokol predviđa samo snimanje imena govornika i tema njihovih govora.
Korak 5
Registracija protokola. Na takvom dokumentu moraju biti navedeni naziv organizacije, neposredni datum sastanka komisije, registarski broj, potpisi. Ovo su osnovni zahtjevi GOST-a. Bez ovih informacija, protokol se smatra nevaljanim i nevaljanim.
Korak 6
Imajte na umu da u tekstu protokola još uvijek postoje uvodni i glavni dio. Uvodni dio jednak je za pune i kratke zapisnike, a u njemu su navedena imena sekretara koji vodi zapisnik i predsjedavajućeg komisije, kao i ukupan broj učesnika sastanka. Ljudi koji nisu službeni članovi komisije, ali su ipak prisutni na sastanku, u punkciji su označeni kao "pozvani".
Korak 7
Niti jedan protokol nema dokumentarnu snagu dok ga ne potpišu sekretar i predsjedavajući. To je preduvjet.
