Rezultati sastanaka zahtijevaju dokumentarno snimanje u obliku zapisnika. Pri izradi ovog dokumenta važno je odraziti glavnu poantu diskusije, predstavljajući cjelokupnu raspravu što je moguće jezgrovitije.
Zapisnik nakon sastanka sastavlja sekretar sastanka, koji mora ili napraviti bilješke tokom rasprave, ili voditi diktafonsku evidenciju. Druga opcija je najoptimalnija za rješavanje mogućih sporova.
Vizualno se dokument sastoji od sljedećih dijelova:
- opće informacije;
- dnevni red sastanka;
- rasprava i donesene odluke.
Opće informacije
Ovaj blok informacija uključuje naslov, lokaciju (grad, datum, vrijeme sastanka), listu prisutnih osoba. Naslov sastanka je naslov. Na primjer, sastanak radne grupe za kadrovska pitanja. Blok datuma i vremena označava informacije o sastanku koji je direktno održan, a ne datumu potpisivanja protokola.
Ako sastanak održava stalna struktura (komisija, radna grupa, itd.), Tada općeniti podaci ukazuju na puno ime stalnog predsjedavajućeg i sekretara sastanka.
Prilikom sastavljanja liste prisutnih, treba navesti imena položaja i mjesta rada pozvanih. Ovaj blok informacija započinje riječju "Prisutan". U slučaju da je na sastanku predviđeno glasanje, tada su prisutni u zapisniku podijeljeni u dvije grupe - s pravom glasa i bez prava učešća u glasanju.
Dnevni red sastanka
Dnevni red sastanka formira se prije sastanka. Međutim, postoje izuzeci, na primjer - za hitne sastanke. Ovaj blok navodi pitanja sastanka bez navođenja govornika i vremenskog ograničenja za izvještaje. Čak i ako je sastanak sazvan radi rasprave o jednom pitanju, on nije uključen u naslov dokumenta, već je sastavljen u obliku dnevnog reda.
Ovisno o vremenskom ograničenju za govor, predstavljeni dnevni red može automatski odobriti ili predsjedavajući staviti na glasanje. U ovom slučaju, rasprava započinje pitanjem odobravanja dnevnog reda sastanka. Ako nema prigovora, tada je u zapisniku takva odluka formalizirana na sljedeći način: "Pitanje usuglašavanja dnevnog reda stavljeno je na glasanje." Slijede rezultati glasanja u obliku: "Glasano: za - (broj glasova), protiv - ne, suzdržani - ne."
Diskusija i donošenje odluka
Najveći blok pitanja rezerviran je za odražavanje toka diskusije. Svako pitanje na dnevnom redu stavlja se u zaseban blok, počevši od formulacija sa dnevnog reda. Nakon toga slijedi tok izvještaja, koji se sastoji u sljedećem obliku: „Slušano: (puno ime govornika)“. Iskusni prepisivači preporučuju ne prepisivanje govora, već ostavljanje općeg značenja, koje se može izraziti u nekoliko rečenica. Ako je važno sačuvati značenje većine izvještaja, tada možete navesti teze govora ili izvode iz prezentacije u aneksu protokola, navodeći na to referencu u tekstu dokumenta.
Isto se odnosi i na refleksiju toka diskusije. Ako se nekoliko govornika drži istog gledišta, tada se njihovi govori mogu formalizirati u sljedećem obliku: „Govornici (puna imena govornika) koji su podržali mišljenje govornika“.
Kao rezultat svakog pitanja mora se formulirati rješenje. Treba ga pripremiti unaprijed u nacrtu odluka ili formulirati sami učesnici sastanka tokom rasprave. Odluke se donose u obliku specifičnih formulacija, koje moraju biti predstavljene jednoznačno i tačno. Odluke o čisto informativnim govorima učesnici sastanka mogu uzeti u obzir.
Ako je na sastanku predviđeno glasanje, zapisnici nakon svakog broja trebaju sadržavati njegove rezultate: „Odluka je donesena jednoglasno“, „Odluka je donesena većinom glasova“, „Odluka nije donesena.“Treba podnijeti slične napomene. u slučajevima kada se pitanja uklanjaju iz rasprave, odgađaju za drugi sastanak ili se ne razmatraju zbog odsustva govornika.
Na kraju zapisnik potpisuju predsjedavajući i sekretar i po potrebi ovjeravaju pečat organizacije koja je sazvala sastanak.
