Prilikom pripreme zajedničkog projekta između različitih organizacija ili odjela jednog preduzeća, često je potrebno razgovarati o pojedinačnim detaljima i uvjetima za provedbu. U ovom slučaju pokrenut je mehanizam koordinacije koji omogućava, uzimajući u obzir interese strana, da se izradi zajednički stav o čitavoj listi pitanja. Dizajn takvog pisma podliježe općim zakonima uredskog rada, ali ima neke posebnosti.
Instrukcije
Korak 1
Pripremite listu pitanja oko kojih se treba dogovoriti. Pismo koje sadrži takve uvjete je po pravilu neovisni dokument koji prethodi zaključenju glavnog ugovora. U nekim se slučajevima može koristiti kao interni dokument potreban za razvijanje općeg rješenja i za koje je potrebna potvrda podobnosti od različitih službi (sigurnosne, pravne, finansijske, dizajnerske, itd.). U drugim slučajevima, spreman je razgovarati o kontroverznim pitanjima sa partnerskim organizacijama u radu na zajedničkom projektu.
Korak 2
Da biste sastavili žalbeno pismo drugoj strani, trebat će vam detalji i uslovi oko kojih se mora dogovoriti. Započnite pismo navođenjem adresata u gornjem desnom uglu (ime partnerske organizacije, naslov, prezime i inicijali odgovorne osobe). Ovdje ukratko obavijestite temu pisma "o odobrenju …". U tom slučaju ne trebate pisati ime dokumenta. Prva fraza pisma bit će apel imenom i imenom i nadimkom osobi odgovornoj za razvoj dijela projekta koji vodi njihova organizacija. Naravno, ne zaboravljajući dodati riječ "Draga". Dalje, zamolite da razmotrite predložene uvjete, dajući njihov popis i donesite odluku o odobrenju.
Korak 3
U završnom dijelu pisma navedite rok u kojem je potrebno izvršiti sporazum i izvršiti potrebne izmjene ili prihvatiti prijedlog u cijelosti. Nakon toga slijedi datum pisma, potpis odgovorne osobe i njegov transkript u zagradama.
Korak 4
Imajte na umu da odobrenje može biti ili glavni dokument koji osigurava uslove preliminarnog sporazuma, ili prateći. Pismo uz koje će biti priložen protokol o odobrenju ili drugi dokument u obliku liste ili liste mora sadržavati stavku "Dodatak". U njemu navedite priložene dokumente (koji su ih prethodno numerisali) koje su stranke predložile na dogovor.
