Kada se sakupi previše dokumenata i oni su na jednoj hrpi, može biti teško odgonetnuti koji se na šta odnosi. Pronalaženje pravog dokumenta je još teže. Da biste riješili ovaj problem, morate organizirati svoje dokumente. Opisana metoda prikladna je ne samo za organiziranje dokumenata na papiru, već je sasvim primjenjiva na dokumente u elektroničkom obliku, naravno, uz manje pretpostavke.
Instrukcije
Korak 1
Organiziranje dokumenata je jednostavno, čak i ako ih ima previše. Pregledajte sve dostupne dokumente i napravite listu kategorija po kojima ćete ih sortirati. Utvrdite hoće li na ovom popisu biti potkategorija. Na primjer, u općoj kategoriji ugovora mogu se razlikovati ugovori o snabdijevanju, pružanju usluga. Među nalozima istaknite općenite naloge koji se odnose na aktivnosti kompanije i naloge za osoblje.
Korak 2
Jednom kada je lista kategorija završena, odredite kako i gdje ćete smjestiti dokumente. Dogovorite se s upravom o troškovima kupovine kancelarijskog materijala (mape, datoteke, naljepnice u boji), jer je sortiranje i distribucija dokumenata ugodnije ako ne morate petljati po starim raspadajućim mapama.
Korak 3
Poredajte dostupne dokumente prema listi koju ste sastavili. Stavite ih u zasebne hrpe. Ako je potrebno, napišite ih olovkom ili zalijepite naljepnicu (kako se ne biste zbunili tijekom postupka sortiranja).
Korak 4
Procijenite da li će dokumenti jedne kategorije (potkategorije) stati u mapu i podnesite ih. Bolje je rasporediti dokumente prema datumu njihove pripreme. Po pravilu se u svakodnevnom radu dokumenti arhiviraju onako kako nastaju, a najnoviji dokumenti su na vrhu. Prilikom prijenosa predmeta u arhivu, redoslijed se mijenja (na vrhu je najraniji dokument, na dnu - najkasnije do datuma stvaranja).
Korak 5
Ako u istu mapu podnosite dokumente različitih godina, vizualno odvojite jednu godinu od druge obojenom naljepnicom ili većim listom. Takve oznake znatno olakšavaju pronalaženje željenog dokumenta u budućnosti.
Korak 6
Napravite prilog za sljedeći dokument.
Korak 7
Ako je potrebno, sastavite registar svih mapa s dokumentima, naznačujući sadržaj svake mape, datum njenog stvaranja i kraj održavanja, mjesto skladištenja itd. Mape rasporedite tako da ih je prikladno koristiti i ne morate do njih "probijati" kroz tonu otpadnog papira.
