Za sastavljanje ispravnog izvještaja potrebno je jasno definirati svrhu izvještaja i njegov oblik. Izvještaj se sastavlja u nekoliko faza, što vam omogućava da pravilno istaknete ključne tačke.
Potrebno
Okvir izvještaja, svrha izvještaja
Instrukcije
Korak 1
Ovom procesu morate pristupiti odgovorno, obraćajući posebnu pažnju na svrhu izvještaja. Da bi izvještaj bio pravilno sastavljen, prije svega potrebno je odgovoriti na pitanje: "Zašto se izvještaj sastavlja". Samo u ovom slučaju uzet ćete u obzir sve "zamke". Na ovo pitanje može biti više odgovora. Neki od njih su: • Izvještaj treba informirati ili objasniti;
• Izvještaj je pripremljen radi preporuke;
• Izvještaj treba motivirati ili uvjeriti;
• Izvještaj može nastaviti raspravu ili pojačati prethodnu poruku / raspravu;
• Izvještaj može biti dio instrukcije.
Korak 2
Tip poslovnog izvještaja Odlučite koji tip poslovnog izvještaja vam je potreban u ovom konkretnom slučaju. Izvještaj o poslovanju može se podnijeti: • pismeno i usmeno;
• Formalno i neformalno;
• U tradicionalnom obliku i u originalnom obliku;
• U obrascu od jedne stranice i u više tomova, pored toga, izvještaj se može pripremiti u vlastitom aranžmanu ili ga mogu izraditi vanjski savjetnici.
Korak 3
Sastav izvještaja Naslovna stranica. Ovdje su naznačeni naslov izvještaja, puno ime i položaj osobe kojoj je izvještaj namijenjen, puno ime i položaj osobe koja je pripremila izvještaj. U ovom dijelu navedite svrhu izvještaja ili prirodu problema na koji se naišlo. Ako namjeravate sastaviti poduži izvještaj, uvod može sadržavati i nacrt izvještaja. U ovom dijelu izvještaja navedite sve informacije relevantne za svrhu izvještaja ili pitanje koje treba obuhvatiti. U završnom dijelu izvještaja potrebno je navesti zaključke donesene na osnovu primljenih informacija.
Korak 4
Formatiranje izvještaja Kada formatirate izvještaj, morate se koristiti različitim sredstvima. Odvojite odlomke razmacima kako biste čitanje dokumenta učinili mnogo lakšim. Veličina i vrsta slova. Odaberite font koji je optimalan za čitanje. Podnaslovi se mogu odabrati promjenom veličine fonta. Kurziv, podebljani, podvučeni i posebni znakovi ističu ključne točke u izvještaju. Razbijanje teksta po stranicama omogućava vam da čitaočevu pažnju usmjerite na važne tačke.
