Prije ili kasnije, svaki zaposlenik se suočava s pitanjem: kako pravilno sastaviti izvještaj o svom radu. Bilo koji izvještaj je važan alat za zaposlenika i menadžera, uz pomoć ove formalizirane vrste komunikacije, menadžer dobiva potrebne informacije koje su mu potrebne za analizu i procjenu aktivnosti zaposlenika.
Instrukcije
Korak 1
Prije svega, potrebno je utvrditi koju vrstu izvještaja treba sastaviti: jednokratnu ili radnu. Jednokratni izvještaji obično se izrađuju na osnovu rezultata određenih aktivnosti, a radnici vam omogućavaju da povremeno analizirate posao koji obavlja zaposlenik (obim i rezultat).
Periodični izvještaji mogu biti: dnevni (mogu se koristiti za praćenje važnih kratkoročnih projekata ili tokom probnog rada zaposlenika), sedmični (najčešći), mjesečni, kvartalni i gotovi (ova vrsta izvještaja sadrži veliku količinu analitičkih informacija i obično se pruža višem rukovodstvu).
Korak 2
Pa kako pravilno napisati izvještaj o poslu?
Prvo, trebate odlučiti o vremenu izvještaja i planirati u svom radnom rasporedu vrijeme za njegovu pripremu. To može biti malo vremena svakog dana ili određeno vrijeme određeno za sastavljanje cijelog izvještaja odjednom, najvažnije je ne odgađati do krajnjeg roka.
Korak 3
Prije svega, odlučite o krajnjim ciljevima svog rada. Sadržaj izvještaja trebao bi biti informativan, jasan i po mogućnosti koncizan. Ne zaboravite na "pravilo sedmorice", koje kaže da je naša svijest u stanju efikasno asimilirati 7 elemenata u isto vrijeme (+/- 2). U skladu s tim, poželjno je istaknuti upravo ovaj broj tačaka ili odjeljaka u izvještaju.
Korak 4
Važno je biti u mogućnosti da se usredsredite na rezultate svojih aktivnosti, opisujući koji su zadaci završeni, a ne samo nabrajajući radnje izvršene u određenom periodu.
Korak 5
Za veću jasnoću dajte svoj odgovor tabelama, slikama i dijagramima.
Korak 6
Situacija je pojednostavljena ako je vaša kompanija već razvila obrasce izvještaja (obrasci, tabele koje se moraju popuniti davanjem vaših komentara)
Korak 7
Nije važno samo ono što ste napisali u izvještaju, već i kako ste ga poslali. Ovdje biste trebali zapamtiti zlatno pravilo: dnevni izvještaji šalju se na kraju radnog dana, a ne sljedećeg jutra. Nedeljno - petak uveče, a ne ponedeljak ujutro.
Korak 8
Još jedan savjet: prije nego što pošaljete izvještaj, pročitajte ga ponovo, pokušajte to učiniti očima vašeg rukovodstva. Koja pitanja imate Možda je potrebno nešto dodati ili, naprotiv, pojednostaviti informacije što je više moguće.
