Ako morate organizirati i voditi poslovni sastanak, upamtite: uspjeh događaja uvelike ovisi o kvalitetnoj pripremi. Ne previdite nijedan detalj i vaš će sastanak biti vrhunski.
Instrukcije
Korak 1
Odredite datum za vaš poslovni sastanak. Obavijestite sve učesnike unaprijed. Ovisno o formatu događaja i s kim održavate poslovni sastanak, to može biti usmena pozivnica, telefon, e-pošta ili poslovno pismo. Preporučljivo je svima poslati dnevni red s određenim pitanjima za diskusiju, glavnim govornicima, podzakonskim aktima i referentnim materijalima. Ako su sudionici spremniji, rasprava o poslovnim pitanjima biće efikasnija.
Korak 2
Razmislite o najpovoljnijoj lokaciji za vaš poslovni sastanak. Prikladan prostor može biti vlastita konferencijska sala ili sala za sastanke kompanije. Vrijedno je osigurati da se niko od vaših kolega ne prijavi za drugi sastanak u isto vrijeme. Iznajmljena sala za konferencije takođe je pristupačna i prilično povoljna opcija. Ovu uslugu nude hoteli i hoteli, poslovni centri, obrazovne institucije.
Korak 3
Ponekad se poslovni sastanci održavaju u kafićima ili restoranima. Ova je opcija prikladna kada je mali broj učesnika. Ako želite kombinirati pregovore s ručkom ili doručkom ili imati poslovnu večeru, stol morate rezervirati unaprijed. Mjesto ne bi trebalo biti bučno, jer će u protivnom biti teško razgovarati o poslovnim pitanjima. Također je nepoželjno birati ekstravagantne i egzotične opcije, vaši se ukusi možda neće podudarati sa preferencijama ostalih sudionika. Stoga je bolje da se odlučite za klasični lokal ili se pobrinite da vaši partneri u potpunosti dijele vaše strasti.
Korak 4
Pripremite i testirajte hardver. Projektor, mikrofon, telefonska i video oprema - sve unaprijed prilagodite i konfigurirajte. Tehnike se obično kvare i isključuju u najnepovoljnijem trenutku.
Korak 5
Izračunajte ima li dovoljno stolica za sve sudionike. Pazite da soba nije previše zagušljiva ili prehladna. Ne zaboravite na materijale za pisanje - svima biste trebali osigurati olovku i papir. Širite brošuru. Ako je potrebno, napravite i postavite pločice sa imenima učesnika.
Korak 6
Ako je sastanak dug, možda će vam trebati pauza za kafu ili pauza za ručak. U svakom slučaju, vodite računa o vodi - boca vode i čaša pored svakog sudionika dobra su opcija.
