Sastanak tima može biti efikasan način za analizu različitih radnih situacija, uključujući i konfliktne situacije. Javno raspravlja o kontroverznim pitanjima i donosi odluke koje su obavezujuće za svakog zaposlenog. Kolektivnom sastanku trebalo bi prethoditi puno pripremnih poslova.
Instrukcije
Korak 1
Formulirajte glavnu temu sastanka. Po pravilu se održava kolektivni sastanak o jednoj temi. To može biti, na primjer, analiza rada organizacije u godini ili prelazak na smanjeno radno vrijeme.
Korak 2
Razmislite o svom dnevnom redu. Tačke će biti specifična pitanja o kojima treba razgovarati. Trebalo bi ih biti najmanje dvoje, a ne više od pet. Razvrstajte pitanja prema opadajućem značaju. Ako je tema sastanka prilično široka, stavite „Razno“kao zadnju tačku dnevnog reda. Ovdje možete malo odstupiti od glavne teme i razgovarati o malim problemima koji trenutno brinu tim.
Korak 3
Pripremite zvučnike. Nadležni zaposlenik, čije se mišljenje smatra mjerodavnim u timu, trebao bi govoriti o svakoj tački dnevnog reda sastanka. Upozorite ga na predstojeći izvještaj 1-2 sedmice unaprijed kako bi osoba mogla mirno razmisliti o svojoj poruci. 2-3 dana prije sastanka razgovarajte sa svakim govornikom, uverite se da je tekst njegovog govora spreman i da odgovara navedenoj temi.
Korak 4
Pripremite sobu za sastanke. Dobro je ako vaša organizacija ima zbornicu ili drugu sobu za sastanke. U suprotnom koristite najveću moguću sobu. Na dan sastanka trebat će biti instalirano dovoljno stolica i priključeni i postavljeni projektor, računar i mikrofon, ako postoje. Takođe možete unapred dogovoriti posebne fascikle za svakog učesnika sastanka sa dokumentima o kojima će se razgovarati.
Korak 5
Obavijestite sve zaposlene o datumu, vremenu i mjestu sastanka. Koristite jednu od tradicionalnih metoda: objavljivanje informacija na oglasnoj ploči, slanje e-pošte, pozivanje šefova strukturnih odjela, osobni razgovor sa svakim zaposlenim. Vaš izbor ovisit će o tradiciji kompanije i broju zaposlenih.
Korak 6
Registrujte prisutne prije početka sastanka. Kasnije ćete ovu listu priložiti protokolu. Obavezno započnite sastanak u vrijeme koje je bilo zakazano i najavljeno za zaposlene. Ne čekajte zakasnele, pokažite važnost i ozbiljnost događaja.
Korak 7
Najavite glavnu temu sastanka i pitanja koja će tamo biti obrađena. Zamolite tim da odabere predsjedavajućeg i tajnika za sastanak. U pravilu se za predsjedavajućeg bira šef organizacije ili njegov zamjenik, a za tajnika službenik ili upravnik ureda. Predsjedavajući će voditi sastanak, održavati red i poštivati pravila. Dužnosti tajnika uključuju vođenje detaljnog protokola: bilježenje govora govornika, pitanja za njih, rasprave i prijedloge.
Korak 8
Držite se utvrđenog vremenskog okvira za govor, inače vaš sastanak riskira da se oduži do ponoći i nikada ne donese bilo kakve odluke. Glavni govornici na raspolaganju imaju 15-20 minuta, ali ne više od 30. Sugovornici o sporednim pitanjima trebali bi biti u roku od 10-15 minuta. Govor publike iz publike ograničen je na 2-3 minute. Na pitanje možete odgovoriti najviše 5 minuta. Ako je vrijeme premašeno, čvrsto se podsjetite na pravila.
Korak 9
Nakon što se dnevni red sastanka riješi i svi održe govor, kratko rezimirajte sastanak. Ako su donesene važne odluke, njihov nacrt treba pročitati naglas svim prisutnim.
Korak 10
U roku od dva dana nakon sastanka morate pripremiti konačnu verziju zapisnika i donesenih odluka. Zapisnik mora da se dogovori i potpiše predsjedavajući sastanka. Odluke i rokove za njihovu primjenu upoznajte sa svim zaposlenima koji ih moraju primijeniti.
