Analitička napomena je posebna vrsta servisne dokumentacije. Njegov glavni cilj je skrenuti pažnju menadžera na određeni problem. Sadrži prijedloge za prevladavanje krizne situacije, navodi glavne pravce i faze aktivnosti. Bilješku o politici ne treba miješati s analitičkim izvještajem. Prva ocrtava izglede za razvoj događaja, druga ocjenjuje rezultate poduzetih mjera. Svaka organizacija ima svoje zahtjeve za pripremu internih dokumenata. Međutim, svaka analitička bilješka sadrži dijelove kao što su uvod, glavni dio, zaključak, dodaci.
Instrukcije
Korak 1
Uvod
U ovom dijelu uputstva trebali biste ukazati na važnost problema s kojim kontaktirate svog menadžera. Jasno navedite razloge za svoju zabrinutost, procijenite štetu koju je organizacija primila. Navedite izvore informacija i metode analize koje ste koristili. Utvrdite rokove za rješavanje problema.
Na primjer, recimo da ste voditelj prostora za oglašavanje časopisa. U posljednja tri mjeseca obim prodanih oglašavanja postupno se smanjuje, iako vaši zaposlenici marljivo rade. Razumijete koji je razlog, ali ne možete sami riješiti situaciju.
U uvodu analitičke napomene napišite da ste utvrdili pad prodaje, izvršili analizu situacije (provjerili planove i izvještaje odjela, razgovarali sa svakim zaposlenim, organizirali interni sastanak), razradili konkretne ideje koje podnosite menadžeru na odobrenje.
Korak 2
Glavni dio
Ovdje trebate razmotriti sve aspekte problema što je detaljnije moguće i predložiti rješenje za svaki od njih.
Označite pododjeljke u tekstu brojem rečenica, vodeći ih kratko, ali jasno. U svakoj prvo navedite negativnu stranu, zatim stvarnu suštinu promjena, kao i procijenjene materijalno-tehničke troškove i raspodjelu odgovornosti među zaposlenima.
Poredajte rečenice prema opadajućem redoslijedu važnosti ili hronološkim redoslijedom.
Dajte što više detalja. Ovo će vam pokazati visok stupanj vlasništva nad situacijom i razradu problema. Navedite argumente i potkrepljujuće proračune. Ovdje se možete pozvati i na pozitivno iskustvo poznato u ovom području.
Da biste povećali objektivnost analitičke bilješke, pružite podatke (informacije, informacije) dobijene od drugih strukturnih odjeljenja organizacije.
U gornjem primjeru, glavni dio Policy Brief-a može uključivati prijedlog novog naslova teme, „Kućni uređaji“. Za ovu kategoriju naći će se oglašivači na duži period. Planirano je uključivanje internih novinara u stvaranje reklamnih i informativnih tekstova.
Takođe se može dati prijedlog da se službenim automobilima dodijele zaposlenici odjeljenja za posjećivanje udaljenih ureda klijenata, što će smanjiti gubitak radnog vremena i putne troškove. Ovu tezu treba potvrditi proračunima dobivenim u računovodstvu.
Korak 3
Zaključak
Navedite glavne nalaze za svaki pododjeljak glavnog dijela. Međutim, pokušajte izbjeći izravno ponavljanje glavnog teksta. Istovremeno, pobrinite se da se rečenice koje nisu naznačene u glavnom dijelu iznenada pojave u tekstu zaključka.
Budite jezgroviti, ali uvjerljivi. Jedan zaključak ne može proturječiti drugom. I svi bi trebali biti logični i sadržavati pozitivnu prognozu za blisku budućnost.
Završni dio već razmatranog primjera sadržavat će zaključak o utjecaju nove kategorije na povećanje prodaje oglašavanja. Podaci o prognozama mogu izgledati ovako: planirano je privući 5 oglašivača na period od 6 mjeseci s budžetom od 50 hiljada rubalja.
Korak 4
Aplikacije
Dodatni materijali prikupljeni u posebnom odjeljku povećat će pouzdanost vaših izjava, ilustriraju pružene informacije. U aplikaciju možete smjestiti tablice, grafikone, dijagrame i drugi vizualni materijal.
