Svako preduzeće zaključuje ugovore (rad, snabdevanje, kupovina robe). Po pravilu se čuvaju u arhivima. Radi lakšeg korištenja ovih dokumenata, kao i uklanjanja razloga njihovog gubitka, oni se evidentiraju. Osniva se poseban časopis u koji se bilježe detalji ugovora, dodatni ugovori uz njih, a uspostavlja se i hronologija njihovog kretanja.
Neophodno je
- - časopis za knjigovodstvo ugovora u papirnatom obliku;
- - softverski proizvod za računovodstvo ugovora;
- - dokumenti kompanije.
Instrukcije
Korak 1
Ne postoji jedinstveni obrazac za dokument o računovodstvu ugovora. Ali možete ga sami razviti ili kupiti poseban softverski proizvod dizajniran za čuvanje podataka o ugovorima. Ali prva je opcija besplatna, zaustavite se ako vam ne trebaju dodatni troškovi.
Korak 2
Na naslovnu stranicu dnevnika računovodstva ugovora napišite ime dokumenta. Unesite naziv vaše kompanije. Ako je poduzeće dovoljno veliko, poželjno je imati zaseban časopis za svaku strukturnu jedinicu. U ovom slučaju napišite naziv odjela. Unesite datum kada je dokument podnet, lični podaci, položaj osobe odgovorne za vođenje dnevnika. U pravilu je riječ o kadrovskom službeniku koji sastavlja ugovore s osobljem, zaposleniku pravne službe koji je angažiran u vođenju ugovora s kolegama.
Korak 3
Na naslovnu stranicu dnevnika računovodstva ugovora napišite ime dokumenta. Unesite naziv vaše kompanije. Ako je poduzeće dovoljno veliko, poželjno je imati zaseban časopis za svaku strukturnu jedinicu. U ovom slučaju napišite naziv odjela. Unesite datum kada je dokument podnet, lični podaci, položaj osobe odgovorne za vođenje dnevnika. U pravilu je riječ o kadrovskom službeniku koji sastavlja ugovore s osobljem, zaposleniku pravne službe koji je angažiran u vođenju ugovora s kolegama.
Korak 4
Napravite osam grafikona pomoću proračunske tablice. Ispis na papir. U prvu kolonu časopisa unesite serijski broj ugovora, u drugu - broj dokumenta koji mu je dodijeljen pri zaključenju. U treću i četvrtu kolonu dnevnika računovodstvenog ugovora napišite datum početka i datum isteka dokumenta. U petom stupcu navedite predmet ugovora. Na primjer, za opskrbu komponentama.
Korak 5
U šesti stupac unesite ime druge strane (dobavljača, kupca), zaposlenog (kada se uzimaju u obzir ugovori o radu sa osobljem). U sedmi stupac dnevnika napišite u kojoj se mapi nalazi ugovor (mapama se u pravilu dodjeljuje broj u arhivama), naznačite mjesto mape. U osmoj koloni stavite potpis osobe odgovorne za čuvanje dokumenata (navodeći njegovo prezime, inicijale). Kada menjate zaposlenog, sastavite akt o prenosu ugovora, dnevnik za njihovo računovodstvo.
Korak 6
Ako vam je nezgodno ručno pratiti ugovore, naručite razvoj softverskog proizvoda ili kupite gotov program. To može koštati nešto novca, ali u elektroničkom obliku takav časopis ima neke prednosti. Na primjer, prilikom registracije ugovora možete odrediti putanju do dokumenta na računaru.
