U procesu rada, šefovi organizacija moraju voditi evidenciju. To uključuje kadrovsko, računovodstveno i porezno računovodstvo. Lako je shvatiti da to podrazumijeva prilično veliku količinu vrijednosnih papira i, shodno tome, informacija. Da bi se izbjegla zabuna u podacima, potrebno je pravilno planirati održavanje dokumentacije.
Instrukcije
Korak 1
Ako je organizacija velika, poželjno je zaposliti zaposlenika za svaku stranicu. Recimo da je jedan zaposlenik potreban za evidentiranje kadrovskih dokumenata, drugi ili čak nekoliko ih je potrebno za računovodstvo. U opisu posla jasno navedite odgovornosti svake osobe koja radi u vašoj državi. Prije svega, uključite klauzulu o tome kako voditi evidenciju.
Korak 2
Ako želite uštedjeti novac, možete sami čuvati dokumentaciju. Za evidenciju osoblja kupite nekoliko fascikli i bilježnicu. Mape će biti potrebne za grupiranje dokumenata. Na primjer, možete napraviti mapu za zaposlenike koji trenutno rade u organizaciji; potrebna je druga mapa za arhivu. Da biste olakšali pronalaženje podataka, zapišite ih u bilježnicu. Recimo da su zaposlili zaposlenika. U bilježnicu zapišite kratke podatke o njemu, navedite i mapu u kojoj možete pronaći detaljnije podatke.
Korak 3
Obavezno pratite ažurirane dokumente. Za svakog zaposlenika morate izdati ličnu karticu, ovdje unijeti sve podatke o poslu. Na primjer, zaposlenik je otišao na godišnji odmor, te podatke upišite na karticu. Morate i mjesečno popunjavati radni sat.
Korak 4
Računovodstvo je složenije i dugotrajnije. Za njegovo provođenje potrebno je posebno znanje. Obavezno pratite promjene u zakonodavstvu. Dokumenti moraju biti u mapama ("Ugovori", "Banka", "Blagajna", "Izdate fakture", "Primljene fakture", "Izvještaji unaprijed" itd.). Svi dokumenti trebaju biti poredani hronološkim redoslijedom. Neke ćete arhive morati numerirati, prošiveti i ovjeriti pečatom i potpisom. Takvi dokumenti uključuju blagajnu, knjigu prodaje, kupovinu i druge.
