Umijeće biti vođa nije u pisanju naredbi, već u vještoj motivaciji osoblja organizacije, formiranju tima istomišljenika, brzom rješavanju problema s kojima se kompanija suočava i reagiranju na promjene na tržištu. Svi ovi zadaci mogu se riješiti ako su sastanci pravilno organizirani.
Instrukcije
Korak 1
Obavestite osoblje o vremenu i mestu sastanka ako to nije redovno. Pošaljite svoj bilten e-poštom nekoliko dana unaprijed kako tim ne bi iznenadio. U pismu obavijestite zaposlenike o toj temi kako ne biste izazivali glasine i nagađanja koja se mogu razviti do apsurda.
Korak 2
Zamolite osoblje da pripremi materijal o kojem ćete razgovarati koji zahtijeva kolektivne odluke. Unaprijed razvijte i pošaljite svojim zaposlenicima strukturirani obrazac izvještaja, što će omogućiti ne širenje u raspravi, već prelazak na brojeve i proračune. Pored toga, standardno izvještavanje omogućit će vam usporedbu rezultata različitih odjela i bit će dodatni izvor motivacije.
Korak 3
Obavezno prisutni pozvani i rezimirajte poantu. Ako neko od zaposlenih kasni, počnite bez njega, nemojte tjerati one koji cijene njihovo i vaše vrijeme da čekaju na jednog zakasnelog.
Korak 4
Neka svi govore o temi sastanka. Ako se sastanak osoblja odnosi na izvještavanje ili izvedbu, dajte riječ predstavniku svakog odjela, ali ne dopustite da se sastanak pretvori u dosadno pripovijedanje. Pažljivo i taktično prekidajte govornika i pomoću pitanja vodite ga u pravom smjeru. Također, ne dopustite da sukobi nastanu kada se sastanci pretvore u način rješavanja problema između različitih odjeljenja, na primjer, računovodstva i odjela prodaje, rješavaju lična pitanja sa svakim zaposlenim posebno. Kada svi izraze svoje stajalište o određenom pitanju, zatvorite temu i prijeđite na sljedeću točku dnevnog reda sastanka.
Korak 5
Koristite pravilo šargarepe i štapića. Pohvalite predstavnike odjela čiji je učinak premašio vaša očekivanja, pažljivo izgrdite one koji ne ispunjavaju ciljeve postavljene u planu. Takvi sastanci bit će dobar poticaj za bolji rad i rješavanje problema. Ako u radu odjela postoji sistematsko „potcjenjivanje“, pozovite tim da razgovara o ovom problemu i zajednički donesu antikrizne odluke. Ne dozvolite sebi da javno govorite oštro protiv pojedinih zaposlenih, nemojte ponižavati osoblje.
Korak 6
Rezimirajte rezultate sastanka, još jednom precizirajte koje su odluke donesene, koji su planovi postavljeni. Svaki od prisutnih mora razumjeti koje radnje i rezultati se od njega očekuju i u kojem vremenskom okviru to mora dovršiti. Na sljedećem sastanku kontrolirajte postupak ispunjavanja naloga i rješavanja dodijeljenih zadataka.
