Planeri, sastanci i sastanci sastavni su dio procesa rada. Njihov glavni zadatak je kolektivna analiza bilo koje uslužne situacije. Učesnici na radnim sastancima mogu i trebaju aktivno govoriti, raspravljati o detaljima i predlagati rješenja problema. Da bi sastanak bio efikasan, domaćin se mora pridržavati određenih pravila.
Potrebno
- - dnevni red;
- - pravila sastanka;
- - protokol sastanka.
Instrukcije
Korak 1
Naučite ključne znakove efikasnog sastanka. Malo ih je: 1. Sastanak ima određenu svrhu; 2. Organizator je obavio sve potrebne pripremne radove; 3. Sastanku prisustvuju samo zainteresovani zaposlenici koji su direktno povezani sa diskutiranim pitanjima; 4. Rasprava ne odstupa od glavne teme; 5. Kao rezultat sastanka utvrđeni su neposredni planovi i dane su konkretne upute zaposlenima, a sva ta pitanja trebao bi osobno nadgledati menadžer, posebno ako organizacija još nije formirala mehanizam za održavanje efikasnih sastanaka.
Korak 2
Formulirajte glavnu temu sastanka. Treba biti relevantan i razumljiv zaposlenima. Vrlo je važno da radni sastanak ima određeni cilj: razviti plan događaja, odobriti odluku, iznijeti ideju itd. Na primjer, ne biste trebali govoriti o globalnoj ekonomskoj krizi ako je vaša oglasna agencija imala manje kupaca. U ovom slučaju, sastanak bi trebao biti posvećen širenju spektra usluga i promjeni sistema popusta.
Korak 3
Pripremite detaljan dnevni red sastanka. U njemu navedite glavnu temu, pitanja o kojima se planira razgovarati, imena govornika, sastav pozvanih, datum, vrijeme i mjesto događaja. Svaka tačka dnevnog reda treba detaljno opisati glavnu temu sastanka, odražavati neki njegov aspekt. Pitanja se mogu grupirati bilo prema principu "od jednostavnog do složenog", bilo prema analitičkom redoslijedu - "trenutna situacija - njezino porijeklo - moguća rješenja".
Korak 4
Priložite raspored sastanka dnevnom redu. U njemu odredite vrijeme za glavne govornike, za informacije sugovornika, za razjašnjenje pitanja i za diskusiju. Sastavite redove vožnje čak i za male servisne sastanke. Ovo će naučiti sebe i svoje zaposlenike da cijenite radno vrijeme, poštujete rokove i jasno i tačno izražavate misli.
Korak 5
Unaprijed upoznajte zaposlene sa dnevnim redom. Pošaljite ga poslovnom e-poštom ili ga podijelite svima koje pozovete na sastanak. Zamolite sve da se pripreme za raspravu. Naglasite šta očekujete od svakog učesnika prijedloga u okviru njihove nadležnosti.
Korak 6
Započnite sastanak svojim kratkim razgovorom. U roku od 3-5 minuta recite o razlogu koji vas je ponukao da organizirate ovaj sastanak i rezultatu koji želite postići. Zatim upoznajte učesnike sa dnevnim redom i rasporedom rada.
Korak 7
Vodi diskusiju. Održavajte prijateljsku, ali konstruktivnu raspravu. Ohrabrite svakog učesnika sastanka da izrazi svoje mišljenje, kontaktirajte "nijeme" ličnim pitanjima koja zahtevaju detaljan odgovor. Taktno, ali odlučno pokušajte odvratiti razgovor od glavnog pitanja. Rezimirajte podzbrojeve za svako pitanje.
Korak 8
Na kraju sastanka, još jednom izgovorite odluke i uputstva data zaposlenima. Obavezno shvatite da svi sudionici razumiju svoje zadatke i zapamte svoje rokove. Zabilježite važne tačke u protokol. Pošaljite njegovu kopiju stručnjacima odgovornim za izvršenje naloga, kao i zaposlenima koji su uključeni u sprovođenje donesenih odluka.
