Etiketa je višeznačan koncept, postoje pravila ponašanja u društvu, za stolom ili na javnim mjestima. Postoji i takva stvar kao što je poslovna etiketa, posebno etiketa poslovnog pisanja. Ugled kompanije u velikoj mjeri ovisi o načinu vođenja prepiske s klijentima, zaposlenicima i partnerima.
Opšta pravila poslovne korespondencije
Pismeni govor se veoma razlikuje od usmenog, posebno poslovnog dopisivanja. Moderna stvarnost takva je da pisanje sve više znači e-mail poruku, a ne poruku na papiru.
Kada su u pitanju poslovni pregovori s partnerima, o bilo kojim porukama vezanim za poslovne trenutke, e-pošta je najbolja opcija za prijenos podataka. Međutim, pisanje pozivnica, zahvalnica ili čestitki vrši se na papiru.
Smatra se dobrom praksom korištenje kvalitetnog papira, a poželjno je zaglavlja s logotipom organizacije. Bolje je važna pisma ili pozive za posebne događaje dostavljati kurirom ili preporučenom poštom. Poruka na prekrasnom visokokvalitetnom papiru izgleda solidno i podiže rejting kompanije.
U poslovnoj korespondenciji važni su ispravnost, pismenost i tačnost poruke. Pretjerana emocionalnost, poznavanje, uvredljive primjedbe, kao ni duljina i dvosmislenost izlaganja nisu dozvoljeni.
Važno je strukturirati tekst, pravilno staviti akcente i interpunkcijske znakove tako da primalac bude vrlo jasan o čemu se točno radi u pismu.
Što se tiče stila komunikacije, bolje je izbjegavati floridne fraze, složene višeslojne rečenice i nepotrebne riječi. Obilje profesionalnih klišea u poslovnoj prepisci je dozvoljeno.
Radi preglednosti u tekst možete dodati grafikone, dijagrame ili tabele.
Neprihvatljivo je koristiti emotikone i slike u poslovnoj prepisci. Obavezno provjerite ima li u tekstu grešaka i pogrešaka pri upisu prije slanja.
Pravila dizajna poslovnog pisma
Dobro napisano poslovno pismo mora imati jasnu strukturu. Ne postoji jedinstveni standard, ali postoje općenita pravila dizajna.
Poslovno pismo sastoji se od zaglavlja, pozdrava, sadržaja (osnove), ispraćaja, potpisa i detalja organizacije koja šalje.
"Zaglavlje" pisma obično sadrži naziv organizacije, logotip, adresu i kontakte za komunikaciju (telefon, e-pošta, faks).
Takođe, vrsta aktivnosti kompanije i imena menadžera mogu se navesti u zaglavlju.
Kapa je najčešće otisnuta u sredini lista, ponekad je dozvoljeno da se nalazi u gornjem uglu.
Ugledna kompanija trebala bi imati vlastiti zaglavlje. Također, e-mailovi trebaju imati obrasce, što organizaciji daje solidnost.
U dijelu dobrodošlice možete napisati "Dobar dan" ili "Zdravo" ako poruka nije strogog međuljudskog karaktera. U jasnom poslovnom pismu, obavještenju ili drugoj poslovnoj dokumentaciji, bit će prikladnije adresirati se adresom odmah po imenu i nadimku.
U poslovnoj prepisci najvažniji je glavni sadržaj pisma - osnova.
Ovaj dio ima najviše informacija, upravo se u njemu otkriva svrha žalbe.
Razloga za kontaktiranje može biti više, odnosno predstavljanje svakog aspekta treba započeti zasebnim odlomkom. Strukturiranje glavnog dijela pisma je neophodno radi razlikovanja tema i boljeg razumijevanja informacija.
Primjeri paragrafiranja uključuju sljedeće fraze: "molimo vas", "obavijestite", "ponudite na razmatranje" i druge.
Vrijedno je zapamtiti da unutar aspekata postoji i struktura.
Pošiljalac poslovnog pisma mora obrazložiti relevantnost zahtjeva, otkriti njegov glavni sadržaj i opisati očekivani rezultat u slučaju pozitivnog odgovora.
Formule izravnog govora rijetko se koriste u poslovnim pismima. Glavna svrha završne fraze je izraziti poštovanje prema adresatu i uobičajeno priznanje učtivosti. Primjeri završnih fraza: "najbolje želje", "srdačan pozdrav", "unaprijed hvala na odgovoru" i drugi.
Lični potpis mora biti na kraju pisma. Obično se navode prezime, inicijali i položaj pošiljaoca, kao i brojevi telefona za kontakt.
Velike kompanije koriste elektronski potpis. Ovo je posebna datoteka s tekstualnim potpisom koji se automatski postavlja na kraj svakog slova. Elektronički potpis ne smije prelaziti pet do šest redaka i imati sedamdeset znakova.
Ova struktura dizajna odnosi se i na promotivna pisma, propratna pisma i zahvalnice, kao i na obavijesti, izjave, zahtjeve i upozorenja.
Kada šaljete veliku količinu informacija, u tijelu pisma je napisana kratka potpora, a glavni paket sastavljen je kao zaseban prilog. Ako prilog puno „teži“, o tome biste trebali upozoriti primatelja u motivacionom pismu u postskriptu.
Odgovor na poslovno pismo
Prema pravilima poslovnog bontona, odgovor na pismo ne bi trebao odgađati više od dva do tri dana. Ako je za odgovor potreban duži vremenski period iz niza objektivnih razloga, obavijestite pošiljatelja o tome, to se smatra dobrom formom i dodaje kredibilitet kompaniji.
Zapamtite glavnu stvar - trebate odgovoriti na sve poslovne e-adrese, osim na očiglednu neželjenu poštu.
Prilikom odgovaranja na poslovna pisma, često se koriste standardne govorne formule:
- "Žao nam je što smo vas obavijestili …";
- "Hvala ti za …";
- "Pozivamo vas sa zadovoljstvom …";
- "Podsjećamo …";
- "U skladu s vašim zahtjevom, obavještavamo …" i drugi.
Radi praktičnosti možete stvoriti zasebnu datoteku sa sličnim uzorcima govora. Obraćajući se prazninama, uvelike ćete olakšati i ubrzati pisanje poslovnih pisama.
Ako je pismo važno i morate sa sigurnošću znati da je dostavljeno primaocu, naručite dostavu kurirom ili izdajte preporučeno pismo (ruska pošta). E-pošta ima funkciju "Primljeno obavještenje" koja vam automatski šalje potvrdu da je vaša poruka pregledana.
Ako na pismo nema odgovora, prema etiketi možete uputiti dodatni poziv kako biste pojasnili situaciju s prepiskom.
Vrste poslovne korespondencije
U početku postoje dvije vrste poslovne korespondencije: interna i eksterna. Vanjska korespondencija je korespondencija koja se šalje trećem primaocu, dok se interna korespondencija koristi u granicama jedne firme.
Poslovna pisma, prema svojoj namjeni, dijele se na: aplikacije, biltene, oglase, upite, preporuke, prijedloge, podsjetnike, zahtjeve, pozivnice i druga.
Pismo - poruka sadrži informacije koje su primaocu potrebne za obavljanje bilo kakvih zadataka u okviru zajedničkog cilja. Takve informacije su relevantne i važne i primaocu i pošiljaocu.
Prijava - vrsta poslovne korespondencije koja uključuje slanje zahtjeva u svrhu dobivanja informacija ili usluga. Na primjer, prijava za sudjelovanje u nekom događaju.
Zahtev - pismeni zahtev za dobijanje informacija od interesa. Zahtjev može biti formalni i obavezujući.
Pismo ponude obično nudi saradnju ili određene usluge i komercijalne prijedloge. Obično se takva pisma šalju na nekoliko adresa odjednom; može se koristiti masovna pošta.
Pozivnica - pojedinačno pozivno pismo za sastanak ili svečani događaj. U dizajnu takve prepiske dozvoljena je upotreba posebnih obrazaca za odmor ili razglednica. Glavna stvar je jasno navesti naziv događaja, adresu, vrijeme i mjesto sastanka.
Podsjetnik je poruka o ispunjavanju bilo kakvih obveza: otplata duga, pružanje izvještaja, podsjetnik na sastanak i drugo.
Ako jedna od strana nije ispunila ugovorne uslove ili prekršila sporazum, oštećena strana može poslati zahtev. Karakteristična karakteristika pisma - potraživanja - je prisustvo detaljnog opisa prekršenih uslova, informacija o proceni štete, zahteva za naknadu štete ili uklanjanja utvrđenog kršenja. Često se ova prepiska dopunjuje kopijama dokumenata, fotografija i potvrda o prijemu.
U preporukama se procjenjuje treća strana ili kompanija i daju se njihove karakteristike. Takve poruke su najčešće najčešće prilikom prijavljivanja za novo radno mjesto.
Karakteristike poslovne e-pošte
U današnje vrijeme veliki postotak poslovnih pisama šalje se e-poštom, pa pravila poslovnog bontona formuliraju i zahtjeve za vođenje elektroničke poslovne komunikacije.
Pažljivo pročitajte adresu pošiljaoca. Trebale bi vas upozoriti porukama sa sličnim adresama poštanskih sandučića: "cupercat" ili "mini - bikini". Pored uobičajene neželjene pošte, poruke s takvih adresa mogu sadržavati i viruse.
Uvijek neka tema bude kratka i precizna.
Etiketa omogućava citiranje originalne poruke, tako da primalac može odmah shvatiti o čemu se radi.
Dopušteno je priložiti dodatne materijale u prilogu.
Poznavanje i primjena pravila bontona u polju poslovne komunikacije pomaže pošiljaocu da stekne dobru reputaciju i privuče nove partnere.
