Tajnik je uredski radnik čija dužnost uključuje primanje telefonskih poziva, znanje rada s računarom, komunikaciju s ljudima, vođenje poslovne evidencije i još mnogo toga. Postoje mnogi mitovi o tajničkoj profesiji - ali šta je zapravo dobra tajnica?
Osnovne vještine
Za rad sekretara nije potrebna diploma visokoškolske ustanove - sasvim su dovoljni specijalizirani tečajevi, gdje budući sekretar uči poslovnu komunikaciju i bonton, brzo čitanje, rad u uredu, praktičnu psihologiju, stenografiju i tipkanje. Pored toga, tečajevi podučavaju osnove rada u 1C, a takođe i kako se koriste mini-ATS i kancelarijska oprema. Bez svih ovih vještina, sekretarica se ne može smatrati dobrim radnikom.
Također je vrlo važno za dobru tajnicu da ima suptilnu percepciju psihologije drugih ljudi i da bude otporan na razne stresove.
Budući da je sekretar poslovna osoba firme, on mora imati ugodan izgled, osjećaj za stil i dobar ukus. Bez mogućnosti lijepog oblačenja, ponašanja u društvu i kompetentnog govora, tajnica neće moći stvoriti dobar dojam među klijentima kompanije u kojoj radi - stoga imidž kompanije neće biti na visokom nivou. U stvari, glavni zadatak dobrog sekretara je da efikasno i efikasno organizira rad svog šefa i cijele kancelarije.
Karakteristike profesije
Mnogi vjeruju da je posao tajnice kuhati kafu, predavati dokumente na potpis i odgovarati na pozive. Ovo je zabluda - dužnosti ove profesije uključuju nadgledanje rada recepcije, vođenje poslovne prepiske, sudjelovanje u raznim događajima u uredima i poslovnicama bez podružnica i komunikaciju s nervoznim klijentima. Uz to, dobra sekretarica često služi kao voditeljica ureda, pa čak i psiholog koji će moći rashladiti situaciju u timu.
Često se izvršni sekretari nazivaju „sivim kardinalima“jer su u stanju nevidljivo utjecati na rad kompanije i odluke šefa.
Žene najčešće postaju sekretarice, jer su emocionalno fleksibilnije i izdržljivije. Uz to su osjetljiviji - hvataju raspoloženje šefa i tim im puno pomaže u radu. Ako je tajnica dovoljno pametna i profesionalna, upravitelj mu se može obratiti za savjet i saslušati ga. Sekretar je taj koji može olakšati šefu posao tako što će dobro organizirati njegovo radno mjesto i na vrijeme dostaviti potrebne informacije. Istovremeno, sekretarice nemaju karijerni rast, jer je dobar izvršni pomoćnik zlata vrijedan. Međutim, kao rezultat, tajnik stiče neprocjenjivo iskustvo i znanje o poslovnim procesima, što mu u budućnosti može pomoći u započinjanju karijere u drugoj profesiji.
