Službeni prijem je jedan od najpopularnijih formata poslovnih sastanaka u reprezentativnoj praksi firmi. Dobro organiziran prijem gostiju odlična je prilika za uspostavljanje novih i proširivanje starih poslovnih veza s partnerima, dobivanje važnih informacija za kompaniju, jačanje njene reputacije, dodavanje novih "boja" u sliku.
Instrukcije
Korak 1
Razlozi za prijeme mogu biti vrlo različiti: praznici, godišnjice značajnih događaja, posjet počasnog gosta (ili ispraćaj), dolazak (ili odlazak) delegacije partnerske kompanije, otvaranje izložbe, potpisivanje „sudbonosnog ugovor ili sporazum, informativna prilika koja zahtijeva kontakte za podršku s predstavnicima štampe. To može biti samo redovan događaj organizacije - bez ikakve veze sa bilo kojim događajem.
Korak 2
Plan pripreme za prijem uključuje:
• odabir oblika (vrste) prijema, • sastavljanje liste gostiju, • distribucija pozivnica, • planiranje sjedenja za stolovima, postavljanje stolova, sastavljanje menija (u slučaju organiziranja "obroka" - doručak, ručak, večera). Priprema sadržajne komponente je prije svega: planiranje teme za razmjenu mišljenja i vješto "gradeći" govore-komentare aktivista sastanka, koji tokom prijema koordiniraju voditelji. Cilj im je učiniti događaj produktivnim i zanimljivim za sve pozvane.
Korak 3
Tehnike se obično dijele na:
• danju i večeri;
• sa sjedenjem (tj. Sa sjedalima dodijeljenim gostima unaprijed) i bez sjedenja;
• formalne (formalne) i neformalne (neformalne).
Korak 4
Popodnevni sastanci su kratki termini u popodnevnim satima. Za takve prijeme imena su bila čvrsto fiksirana: "čaša šampanjca", "čaša vina", "doručak".
Prva dva formata su najjednostavnija. Sjedala za stolovima nisu predviđena (piće, grickalice konobari nude gostima koji stoje - u pravilu od 12.00 do 13.00).
"Doručak" traje od jednog i po sata do dva (obično u intervalu od 12.00 do 15.00). Kodeks oblačenja - povremeni (osim ako je drugačije navedeno u pozivnicama).
Korak 5
Večernji prijemi su svečaniji. To su „čaj“, „koktel“, „švedski stol“, „ručak“, „ručak-švedski stol“, „čaj“, „večera“.
"Čaj" - recepcija između 16.00 i 18.00 sati. Ovo je tradicionalno ženski sastanak u trajanju od 1-1,5 sati. Za stolom se poslužuju konditorski i pekarski proizvodi, voće, sokovi, voda, desertna i suva vina (grickalice su rijetke).
"Koktel" i "švedski stol" (održani stojeći) - sastanak između 17.00 i 20.00 sati. Traje 2 sata. Jelovnik uključuje hladne grickalice, peciva, voće (ponekad vruće grickalice). Alkohol se prikazuje na stolovima ili ga poslužuju u čašama konobari. Kodeks odijevanja - kako je naznačeno u pozivnicama: bilo ležerno odijelo ili smoking.
"Ručak" je organiziran od 20.00 do 21.00 sata, traje 2-2,5 sata. Njegova jela: hladna predjela, supa, toplo (meso i riba), desert, alkoholna pića (svako jelo ima svoje). Nakon večere (u trajanju od sat vremena), gosti se pozivaju u dnevnu sobu, gdje im se poslužuje čaj ili kafa.
"Večera" je najnoviji prijem. Početak je u 21.00 ili kasnije. Njegov meni sličan je meniju za večeru. Kao i oblik odjeće - tamno odijelo, smoking ili frak za muškarce i večernja haljina za žene.
"Lunch-buffet" - manje svečani prijem (obično se organizuje nakon filmske predstave ili koncerta). Stolovi s predjelima poslužuju se poput švedskog stola. Sjedenje za stolovima za 4-6 osoba je besplatno.
Korak 6
Kada organizirate prijem, dobro razmislite do najsitnijih detalja. Pazite da veličina sobe odgovara broju gostiju. Što se tiče jelovnika, on treba uzeti u obzir ukuse, nacionalnu i vjersku tradiciju gostiju (po potrebi voditi računa o pripremi nemasnih i vegetarijanskih jela).
