Objedinjeni sistem poslovne dokumentacije datira iz vremena Sovjetskog Saveza. U to je doba pripadala većina GOST-ova, koji se i dalje koriste uz manje promjene u modernom kancelarijskom radu. Prema njemu, administrativni dokumenti jedna su od vrsta upravljačke dokumentacije neophodne za normalno funkcionisanje bilo kog preduzeća.
Instrukcije
Korak 1
Aktivnosti bilo kojeg preduzeća i organizacije, prije svega, moraju se obavljati u skladu sa zakonom i onim standardima koji vrijede kako u cijeloj zemlji ili regiji, tako i u okviru pojedinačnog preduzeća. Ova aktivnost regulisana je regulatornom i administrativnom dokumentacijom, čije vrste utvrđuje sveruski klasifikator OK 011-93. Prema njegovim riječima, organizaciona i administrativna dokumentacija izdvojena je u poseban obrazac, koji uključuje dokumente koji se odnose na:
- stvaranje ili bankrot i likvidacija preduzeća;
- operativno i informaciono regulisanje svojih aktivnosti;
- zapošljavanje, premeštaj ili otkaz.
U organizaciona i administrativna dokumenta spadaju: organizacioni, administrativni, informativni i referentni, komercijalni i dokumenti koji se odnose na prijave i žalbe građana, kao i dokumentacija o osoblju.
Korak 2
Administrativna dokumentacija uključuje naredbe, odluke i naloge koji se tiču glavnih aktivnosti organizacije. Odnosno, oni poslovni dokumenti u kojima se skreću pažnja na pojedine zaposlenike ili čitavu radnu snagu, na upravne i administrativne odluke koje donosi rukovodstvo organizacije. Zahvaljujući administrativnoj dokumentaciji, vrši se interakcija između upravljačkog aparata preduzeća, njegovih odjela i pojedinih službenika.
Korak 3
Svaka od vrsta administrativne dokumentacije lokalni je normativni akt koji formalizira odluke koje su jednokratne ili periodične. Ne postoji pravna razlika između naloga i naloga, ali odluka se razlikuje od ove vrste dokumenata, jer je ne donosi rukovodstvo organizacije, već kolegijalno tijelo za rješavanje bilo kojeg proizvodnog problema ili zasebnog pitanja.
Korak 4
Nalozi i nalozi podijeljeni su na one koji reguliraju proizvodne aktivnosti i one koji se odnose na kadrovsku politiku i osoblje. Sadržajno se prva odnose na organizaciona pitanja aktivnosti, planiranje, finansiranje, izvještavanje, isporuku i prodaju proizvoda, dobara ili usluga, kao i na druga pitanja proizvodne prirode. Drugi odražavaju interakciju između uprave i svakog pojedinog zaposlenika. To uključuje naredbe i naredbe ne samo za prijem i otpuštanje, već i one koji se odnose na odmore, raspored rada, nagrade ili disciplinske kazne.
