Za službenika početnika dizajn dolazne korespondencije može biti test snage. Međutim, čim se proces raščlani na jednostavne i razumljive korake, postaje neugledan dio radnog dana.
Instrukcije
Korak 1
Svi dokumenti koje organizacija primi moraju biti registrovani istog dana, bez obzira na to kako su tamo stigli (e-poštom, kurirom, faksom itd.). E-mailovi moraju biti ispisani, telefonske poruke moraju biti snimljene.
Korak 2
U koloni br. 1 časopisa naveden je datum prijema svakog dokumenta. Stupac # 2 - njegov registracijski broj. Broj se dodjeljuje redoslijedom prijema, pri čemu svaka kalendarska godina počinje s jednim. Zatim se provjerava svaki isporučeni dokument: je li isporučen ispravno, je li paket netaknut. Ako nije označeno "lično", otvara se koverta ili torba i provjerava se sadržaj. Ako postoji inventar, oni ga provjeravaju. Ako neki od navedenih dokumenata nedostaju, morate sastaviti odgovarajući akt i staviti bilješku u dnevnik dolazne prepiske u odjeljku "Bilješke". Broj listova s prilozima naveden je u koloni br. 3.
Korak 3
Vrsta korespondencije upisuje se u kolonu br. 4. To može biti zahtjev, izvještaj o pomirenju, pismo, potvrda, telegram, obavještenje itd. Sljedeća dva stupca označavaju pošiljatelja i odlazni broj pisma.
Korak 4
Sažetak pošiljke mora biti naveden u koloni br. 7. Na primjer, „O pružanju potvrde o dugu AA Ivanova. banka "ili" Zahtjev za preračun plata VV Sidorove ".
Korak 5
Tada se korespondencija dijeli adresatima, a nakon primanja rješenja unosi se u kolonu br. 8, naznačujući u sljedeća dva izvršitelja i rok za izvršenje dokumenta. Bilješke ukazuju da je dokument izvršen i gdje je podnet.
